ทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่าง
ระบบ ERP VS โปรแกรมบัญชี
เมื่อพูดถึงการจัดการธุรกิจในยุคปัจจุบัน แทบไม่มีธุรกิจไหนที่ไม่นำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาช่วยในการทำงาน โดยเฉพาะในด้านของการจัดการทรัพยากรและการเงิน ซึ่งเป็นจุดที่โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ต่าง ๆ เข้ามามีบทบาทในการช่วยจัดการการทำงานให้สะดวกยิ่งขึ้นอย่างมาก
แต่ในบรรดาโปรแกรมและซอฟต์แวร์ที่มีให้เลือกมากมายนี้เอง มีระบบสองประเภทที่โดดเด่นและมีความแตกต่างกันอย่างน่าสนใจ นั่นก็คือ ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) และโปรแกรมบัญชี จนทำให้เจ้าของธุรกิจหรือผู้ประกอบการหลายรายอาจเคยตั้งคำถามนี้ขึ้นมาว่า จะนำระบบไหนเข้ามาใช้กับธุรกิจดี? ระหว่างระบบ ERP กับโปรแกรมบัญชี
ในบทความนี้เราจึงเปรียบเทียบความแตกต่างของทั้ง 2 ระบบ มาให้ดูอย่างครอบคลุมในทุกด้าน ทั้งการใช้งาน ต้นทุนระบบ และการซัพพอร์ตหลังใช้งาน ระบบ ERP และโปรแกรมบัญชี มีความสามารถและการใช้งานที่แตกต่างกันอย่างไร? มาดูไปพร้อม ๆ กันเลย
ทำความเข้าใจภาพรวมของ 'ระบบ ERP' และ 'โปรแกรมบัญชี'
ภาพรวมของระบบ ERP
ก่อนอื่นเราจะขอพามาทำความรู้จักกับภาพรวมของทั้ง 2 ระบบกันก่อน โดยหัวใจหลักของระบบ ERP ก็คือ ชุดแอปพลิเคชันหรือโมดูลการทำงานที่ครอบคลุมการทำงานของทุกแผนก ซึ่งออกแบบมาเพื่อปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มีความเชื่อมโยงกัน ไม่ว่าจะเป็นงานขาย งานจัดซื้อ การจัดการสินค้าคงคลัง รวมถึงการจัดการทางบัญชีและการเงิน ก็สามารถเชื่อมโยงการทำงานของแต่ละแผนกไว้ได้ทั้งหมด ต่างจากโปรแกรมบัญชีที่เน้นไปที่ธุรกรรมทางการเงินเป็นหลัก
จุดเด่นของ ERP ก็คือ ความสามารถในการรวมขั้นตอนการทำงานของทุกแผนกไว้ด้วยกัน จบการทำงานทุกอย่างได้ในระบบเดียว ทำให้ทีมงานทำงานร่วมกันได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ทำลายการทำงานแบบไซโลที่มีลักษณะการทำงานเชิงเดี่ยวหรือต่างคนต่างทำ ระบบ ERP ไม่ได้เข้ามาปรับปรุงในเรื่องของการสื่อสารและประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังเป็นรากฐานที่สำคัญในการตัดสินใจเพื่อสร้างองค์กรที่แข็งแรงและการวางแผนเชิงกลยุทธ์อีกด้วย
ภาพรวมของโปรแกรมบัญชี
ในอีกด้านหนึ่ง โปรแกรมบัญชีได้ถูกออกแบบมาเพื่อจัดการธุรกรรมทางการเงิน และรายงานทางการเงินโดยเฉพาะ จะเรียกว่าระบบบัญชีเป็นหน่วยย่อยหนึ่งในระบบ ERP ก็ไม่ผิด เป้าหมายหลักของระบบบัญชี คือ การจัดการข้อมูลทางบัญชีที่ถูกต้อง การสร้างใบแจ้งหนี้ การจัดการเงินเดือน และการสร้างงบการเงิน แม้ว่าจะมีบทบาทสำคัญในการจัดการทางการเงิน แต่โปรแกรมบัญชีก็มีขอบเขตที่จำกัดมากกว่าเมื่อเทียบกับระบบ ERP
แต่ไม่ว่าจะอย่างไร โปรแกรมบัญชีก็เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับธุรกิจที่ต้องการฟังก์ชันการทำงานในการจัดการทางการเงินเป็นหลัก สำหรับธุรกิจขนาดเล็กโปรแกรมบัญชีอาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุด เนื่องจากมีฟังก์ชันการทำงานที่ตรงเป้าหมายในการจัดการบัญชีและอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายกว่า
ความแตกต่างระหว่าง ระบบ ERP กับ โปรแกรมบัญชี
ความแตกต่างที่สำคัญของระบบ ERP กับโปรแกรมบัญชี สามารถแบ่งออกเป็นประเด็นใหญ่ ๆ ได้ 3 ข้อ คือ
1. ขอบเขตและฟังก์ชันการทำงาน
อย่างที่ได้กล่าวไปว่า ระบบ ERP มีฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุม และตอบโจทย์กับความต้องการของแผนกต่าง ๆ ภายในองค์กรได้อย่างครบถ้วน ในทางตรงกันข้าม โปรแกรมบัญชีได้รับการออกแบบมาอย่างเจาะจงเพื่อจัดการงานทางการเงิน ดังนั้น จึงสามารถจัดการการทำงานได้แคบกว่า
2. ความสามารถในการขยายขนาด
ระบบ ERP มีความสามารถในการทำงานที่ยืดหยุ่น ดังนั้น ไม่ว่าธุรกิจจะเติบโตขึ้นมากแค่ไหนก็สามารถรองรับการเติบโตได้อย่างราบรื่น ในขณะที่โปรแกรมบัญชีมีข้อจำกัดในเรื่องความสามารถในการขยายขนาด ซึ่งอาจจำเป็นต้องเปลี่ยนไปใช้โซลูชันอื่นที่ครอบคลุมมากขึ้นเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น
3. ความสามารถในการการปรับแต่งและพัฒนาระบบ
ระบบ ERP สามารถพัฒนาระบบให้ตรงกับความต้องการของแต่ละธุรกิจได้ ช่วยให้มีฟีเจอร์การทำงานที่ตรงตามความต้องการและตอบโจทย์มากกว่า ในขณะที่โปรแกรมบัญชีถูกพัฒนาให้มีฟังก์ชันการทำงานแบบมาตรฐาน จึงมีข้อจำกัดในเรื่องของการปรับแต่งหรือพัฒนาระบบ
นอกจากนี้ ทั้ง 2 ระบบยังมีความแตกต่างที่น่าสนใจในอีกหลาย ๆ ด้าน โดยเราได้สรุปมาให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นตามภาพประกอบด้านล่างนี้
สรุปความแตกต่างระหว่าง ระบบ ERP กับ โปรแกรมบัญชี แบบเข้าใจง่าย
โดยพื้นฐานแล้ว การจะเลือกระหว่าง ระบบ ERP หรือโปรแกรมบัญชี เข้ามาใช้ในธุรกิจนั้น ขึ้นอยู่กับความต้องการและขนาดของธุรกิจ สำหรับองค์กรที่ต้องการโซลูชันแบบครบวงจรเพื่อจัดการการดำเนินงานหลายในแง่มุม ระบบ ERP ถือเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม ในทางกลับกัน สำหรับองค์กรขนาดเล็กที่เน้นการจัดการทางการเงินเป็นหลัก โปรแกรมบัญชีอาจเป็นตัวเลือกที่ตอบโจทย์และคุ้มต้นทุนมากกว่า
ดังนั้น การจะโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ใดเข้ามาช่วยในกระบวนการทำงานของธุรกิจจึงต้องคำนึงอย่างครอบคุลมในทุก ๆ ด้าน ตั้งแต่มุมมองเจ้าของธุรกิจหรือผู้ประกอบการเอง จำนวนพนักงานและความสามารถในการทำงานของพนักงาน รวมต้นทุนในการใช้จ่ายไปกับโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ เพื่อให้สามารถใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีได้อย่างเต็มที่ พร้อมที่จะเติบโตในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน
