Cloud ERP: ทางเลือกใหม่ของการขับเคลื่อนธุรกิจยุคดิจิทัล

​เคยสังเกตไหมว่าชีวิตเราตอนนี้แทบจะผูกติดอยู่กับอินเทอร์เน็ต ตั้งแต่ดูหนัง ฟังเพลง ไปจนถึงช้อปปิ้งออนไลน์ ทุกอย่างทำได้แค่ปลายนิ้วสัมผัส ซึ่งเทคโนโลยีคลาวด์ (Cloud) นี่เองที่เป็นเบื้องหลังความสะดวกสบายของไลฟ์สไตล์เหล่านี้ ในโลกธุรกิจคลาวด์ก็เข้ามามีบทบาทสำคัญไม่แพ้กัน โดยเฉพาะกับ Cloud Enterprise Resource Planning (Cloud ERP) หรือระบบบริหารจัดการธุรกิจบนคลาวด์

​แทนที่จะต้องวุ่นวายกับโปรแกรมและเซิร์ฟเวอร์ที่ติดตั้งอยู่ในออฟฟิศ Cloud ERP ทำให้การทำงานสะดวกขึ้นด้วยการเป็น "พื้นที่ทำงานออนไลน์" ที่เราสามารถเข้าถึงข้อมูลและเครื่องมือสำคัญต่าง ๆ ของธุรกิจได้จากทุกที่ ทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็นเรื่องบัญชี การขาย การจัดการสินค้า หรือข้อมูลลูกค้าที่ต้องอัปเดตอยู่เสมอ

​แล้วทำไมเทคโนโลยีนี้ถึงกลายเป็นสิ่งที่ธุรกิจในยุคดิจิทัลมองข้ามไม่ได้? บทความนี้จะพาไปทำความรู้จักกับ Cloud ERP ให้มากขึ้น ตั้งแต่หลักการทำงานไปจนถึงประโยชน์ที่ธุรกิจจะได้รับ

​Cloud ERP คือ ซอฟต์แวร์ที่ถูกออกแบบมาเพื่อรวมการทำงานของส่วนต่าง ๆ ในธุรกิจมาไว้ด้วยกันอย่างราบรื่น ถ้านึกถึงงานหลัก ๆ ของบริษัท ก็มักจะประกอบไปด้วยเรื่องการเงิน การทำบัญชี การจัดการสินค้า การขาย การตลาด หรือแม้แต่เรื่องของพนักงาน ซึ่งปกติแล้วแต่ละส่วนงานอาจจะใช้โปรแกรมหรือระบบที่แตกต่างกันในการจัดการ ทำให้การทำงานร่วมกันและการดูภาพรวมของธุรกิจเป็นเรื่องยาก 

​แต่ Cloud ERP จะเข้ามาแก้ปัญหานี้ โดยนำระบบการทำงานและข้อมูลทั้งหมดของส่วนงานต่าง ๆ เหล่านี้มารวมไว้ในที่เดียว และที่สำคัญคือระบบนี้ไม่ได้ติดตั้งและทำงานอยู่บนคอมพิวเตอร์ของบริษัทเราโดยตรง แต่จะทำงานอยู่บนคลาวด์หรือระบบอินเทอร์เน็ตแทน ทำให้สามารถทำงานและจัดการเรื่องต่าง ๆ ของธุรกิจได้จากทุกที่ ทุกเวลา เหมือนเวลาที่ใช้งานเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันต่าง ๆ บนอุปกรณ์ของเรา ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์มือถือ

​Cloud ERP ไม่ได้เป็นเพียงการเปลี่ยนซอฟต์แวร์ แต่เป็นการเปิดประตูสู่โอกาสใหม่ ๆ ที่จะช่วยให้ธุรกิจทำงานได้เก่งขึ้นและคล่องตัวขึ้น ลองมาดูกันว่า Cloud ERP จะสร้างความแตกต่างและเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของเราได้อย่างไร

• ปรับตัวไว: ธุรกิจปรับตัวตามตลาดและลูกค้าได้เร็ว เพราะ Cloud ERP สามารถขยายหรือลดขนาดได้ตามต้องการ ไม่ต้องลงทุนเพิ่มในระบบ
• ประหยัดเงิน: ค่าใช้จ่ายเริ่มต้นถูกกว่า ERP แบบเดิม ไม่ต้องซื้อฮาร์ดแวร์หรือดูแลระบบเอง จ่ายแค่ค่าใช้งานรายเดือน
• รู้ข้อมูลทันที: เข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องได้ตลอดเวลา ทำให้ตัดสินใจได้เร็วและแม่นยำ
• ทำงานร่วมกันง่ายขึ้น: ทุกคนเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ทำงานร่วมกัน แชร์ข้อมูล หรือทำโปรเจกต์ต่าง ๆ ได้สะดวก
• ไม่ต้องปวดหัวเรื่องอัปเดต: ผู้ให้บริการ Cloud ERP ดูแลเรื่องอัปเดตระบบให้ ทำให้เราโฟกัสกับงานหลักได้เต็มที่
• ข้อมูลปลอดภัย: ผู้ให้บริการ Cloud ERP มีระบบรักษาความปลอดภัยที่ดี ปกป้องข้อมูลจากการถูกขโมยหรือโจมตี
  

ความแตกต่าง	Cloud ERP	On-Primse ERP
การติดตั้ง	​ใช้งานผ่านอินเทอร์เน็ต ไม่ต้องติดตั้งระบบเอง	ในคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์ของบริษัท
​ค่าใช้จ่าย	จ่ายตามการใช้งาน (Subscription) ลดต้นทุนเริ่มต้น	ลงทุนสูงในช่วงแรก ทั้งค่าฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และค่าบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง
ความยืดหยุ่นในการใช้งาน	ใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ต	ใช้งานได้เฉพาะในองค์กรหรือผ่าน VPN
การอัปเดตซอฟต์แวร์	ได้รับอัปเดตอัตโนมัติจากผู้ให้บริการ	ต้องจัดการอัปเดตเอง อาจมี Downtime
การบำรุงรักษา	ผู้ให้บริการดูแลระบบ อัปเดตอัตโนมัติ	ทีม IT ภายในต้องดูแลเอง
ความปลอดภัย	ผู้ให้บริการมีมาตรฐานความปลอดภัยสูง เช่น ISO, SOC 2	ควบคุมความปลอดภัยได้เอง แต่ต้องลงทุนด้าน Cybersecurity
การปรับขยายระบบ (Scalability)	ปรับเพิ่ม-ลดทรัพยากรได้ง่าย	ต้องซื้อและติดตั้งฮาร์ดแวร์เพิ่มเอง
การปรับแต่ง (Customization)	จำกัดกว่าระบบ On-Premise บางระบบต้องใช้ API เชื่อมต่อ	ปรับแต่งได้ตามต้องการ

​จะเห็นได้ว่า Cloud ERP มีข้อได้เปรียบในด้านความคล่องตัว ต้นทุน และการเข้าถึงข้อมูล ทำให้เป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับธุรกิจในยุคดิจิทัล โดยเฉพาะธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) ที่มักให้ความสำคัญกับการควบคุมค่าใช้จ่ายและความยืดหยุ่นในการปรับตัว

​ในยุคที่อะไร ๆ ก็เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ธุรกิจไหนที่ปรับตัวได้ไว ก็เหมือนติดเทอร์โบให้ตัวเอง ซึ่ง Cloud ERP ช่วยตอบโจทย์ตรงนี้ได้ดี เพราะเป็นซอฟต์แวร์ที่มีความยืดหยุ่นสูงและปรับขนาดได้ตามการเติบโตของธุรกิจ ทำให้องค์กรสามารถ:

• ตามใจลูกค้าได้เร็วขึ้น: เข้าถึงข้อมูลลูกค้าและความต้องการของตลาดได้ไว ทำให้ปรับปรุงสินค้าและบริการให้ตรงใจลูกค้าได้ทันที
• ทำงานได้มีประสิทธิภาพขึ้น: ลดขั้นตอนที่ยุ่งยากในการทำงาน ทำให้พนักงานทำงานได้คล่องตัวขึ้น ทีมงานสามารถแชร์ข้อมูล อัปเดตงาน และทำงานร่วมกันบนแพลตฟอร์มเดียวกันได้แบบเรียลไทม์ ลดปัญหาการสื่อสารที่ล่าช้า
• มองเห็นโอกาส คิดค้นสิ่งใหม่ ๆ ได้ง่าย: เพราะสามารถใช้ข้อมูลจากแดชบอร์ดที่แสดงข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์ มองเห็นภาพรวมของธุรกิจและเจาะลึกในรายละเอียดได้ง่ายขึ้น ทำให้เห็นโอกาสในการปรับปรุงจุดต่าง ๆ หรือแม้กระทั่งค้นพบช่องทางใหม่ ๆ ในการทำธุรกิจ ที่ไม่เคยเห็นมาก่อน
• ทำงานได้ทุกที่ไม่ต้องผูกติดกับออฟฟิศ: เมื่อก่อนเราอาจจะคุ้นชินกับการทำงานที่ออฟฟิศเป็นหลัก แต่ปัจจุบันรูปแบบการทำงานเปลี่ยนไปเป็น Hybrid Working หรือ Work from Anywhere ซึ่ง Cloud ERP เข้ามาตอบโจทย์นี้ได้อย่างลงตัว เพราะพนักงานสามารถเข้าถึงระบบและทำงานได้จากทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะอยู่ที่บ้าน ในร้านกาแฟ หรือระหว่างเดินทาง ทำให้การทำงานมีความยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

​เพื่อให้การนำ Cloud ERP มาใช้ในธุรกิจประสบความสำเร็จ ควรมีการวางแผนอย่างรอบคอบและมีประสิทธิภาพ: 

• ตั้งเป้าหมายให้ชัด: กำหนดเป้าหมายที่ต้องการให้ Cloud ERP ช่วยให้ธุรกิจบรรลุผลสำเร็จ เช่น เพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน หรือพัฒนาการบริการลูกค้า
• เข้าใจความต้องการของผู้ใช้: รวบรวมความต้องการจากผู้ใช้งานในแต่ละแผนก เพื่อให้มั่นใจว่า Cloud ERP ที่เลือกตอบโจทย์การทำงานของทุกฝ่าย
• เลือกผู้ให้บริการที่ใช่: เปรียบเทียบผู้ให้บริการ Cloud ERP หลายรายตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ และเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสมที่สุดกับธุรกิจ
• วางแผนการติดตั้งและย้ายข้อมูลอย่างละเอียด: กำหนดขั้นตอนการติดตั้งระบบและการย้ายข้อมูลจากระบบเดิมไปยัง Cloud ERP อย่างรอบคอบ เพื่อลดผลกระทบต่อการดำเนินงาน
• กำหนดตารางเวลาและงบประมาณ: วางแผนตารางเวลาในการติดตั้งและใช้งาน Cloud ERP รวมถึงงบประมาณที่ต้องใช้
• สื่อสารและให้พนักงานมีส่วนร่วม: ปัญหาหลักที่หลายธุรกิจพบเมื่อนำ ERP มาใช้แล้วไม่ประสบความสำเร็จ มักมาจาก การละเลยเรื่องคน หากพนักงานไม่ปรับตัว ไม่เข้าใจ และไม่ใช้งานระบบใหม่ ธุรกิจก็ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงและเติบโตได้ ดังนั้น การสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เปิดรับการเปลี่ยนแปลงจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับระบบใหม่ได้เร็วขึ้น
  

การย้ายสู่ Cloud ERP ไม่ได้มีแค่เรื่องของเทคโนโลยีเท่านั้น แต่ยังรวมถึง ความท้าทายในการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรม

​Cloud ERP ยังคงมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง โดยมีเทคโนโลยีที่น่าสนใจเข้ามามีบทบาทมากขึ้น เช่น

• AI และ Machine Learning: ถูกนำมาใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูล คาดการณ์แนวโน้ม และปรับปรุงกระบวนการทำงานต่างๆ ใน Cloud ERP ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
• Internet of Things (IoT): การเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ IoT ช่วยให้ Cloud ERP รวบรวมข้อมูลจากอุปกรณ์ต่างๆ ได้แบบเรียลไทม์ ทำให้สามารถบริหารจัดการห่วงโซ่อุปทานและการผลิตได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
• Blockchain: ถูกนำมาใช้เพื่อเพิ่มความปลอดภัยและความโปร่งใสในการทำธุรกรรมและการจัดการข้อมูลใน Cloud ERP
• Robotic Process Automation (RPA): ถูกนำมาใช้เพื่อทำงานที่ซ้ำซากและใช้เวลานานโดยอัตโนมัติ ช่วยให้พนักงานสามารถโฟกัสกับงานที่สำคัญกว่าได้

​ในยุคดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว Cloud ERP ได้กลายเป็นทางเลือกที่น่าสนใจที่ช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างคล่องตัวและสร้างสรรค์นวัตกรรม ด้วยข้อได้เปรียบมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการลดต้นทุน การเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์ การทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ และความสามารถในการปรับตัวสูง ทำให้ Cloud ERP เป็นตัวช่วยสำคัญที่ทำให้ธุรกิจสามารถแข่งขันและก้าวไปข้างหน้าได้อย่างยั่งยืน การทำความเข้าใจและเลือกใช้ Cloud ERP อย่างเหมาะสมจึงเป็นกลยุทธ์ที่ธุรกิจยุคใหม่ไม่ควรมองข้าม