ระบบจัดการคลังสินค้า (WMS) สำคัญแค่ไหน? ใน ERP

​ ​สำหรับเจ้าของกิจการยุคใหม่ หนึ่งในความท้าทายหลักของธุรกิจคือ การบริหารคลังสินค้า เพราะทุกขั้นตอน ตั้งแต่รับสินค้าเข้า จัดเก็บ ไปจนถึงจัดส่ง ต้องรวดเร็วและแม่นยำ เพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น ปัญหาสต็อกไม่ตรง การจัดส่งผิดพลาด หรือกระบวนการภายในที่ไม่เป็นระบบ ล้วนส่งผลกระทบโดยตรงต่อต้นทุนและโอกาสทางธุรกิจ

​ ​เพื่อให้คลังสินค้าทำงานได้อย่างแม่นยำ มีประสิทธิภาพ ระบบจัดการคลังสินค้า (WMS) ที่ทำงานร่วมกับระบบ ERP อาจเป็นคำตอบสำหรับผู้ประกอบยุคใหม่ ที่จะเอาชนะความท้าทายเหล่านี้ และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันให้กับธุรกิจ

​ ​การบริหารจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management) เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการควบคุม จัดการ และจัดระเบียบกิจกรรมที่เกิดขึ้นภายในคลังสินค้า ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนการรับสินค้าเข้ามา การจัดเก็บ การดูแลรักษาสินค้า การหยิบสินค้าตามคำสั่งซื้อ การบรรจุหีบห่อ ไปจนถึงการนำส่งสินค้าถึงมือผู้รับปลายทางอย่างถูกต้อง

​ ​แต่ในปัจจุบัน เทคโนโลยีได้รุดหน้าจนกลายมาเป็นตัวช่วยสำคัญให้กับเหล่าผู้ประกอบการ นั่นคือ ระบบจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management System หรือ WMS) เพื่อทำให้กระบวนการเหล่านี้ มีประสิทธิภาพ รวดเร็ว และแม่นยำยิ่งขึ้น 

​ ​โดย WMS เป็นซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่ในการวางแผน ควบคุม และบริหารจัดการการภายในคลังสินค้าให้เป็นเป็นระบบและอัตโนมัติ ตั้งแต่การติดตามสถานะสินค้าแบบเรียลไทม์ การจัดการคำสั่งซื้อ ไปจนถึงการจัดส่ง ทำให้การบริหารจัดการคลังสินค้าเป็นเรื่องง่ายขึ้นสำหรับธุรกิจยุคใหม่

​ ​ระบบจัดการคลังสินค้าแบบเดิมมักมีการทำงานแบบแมนนวล จดบันทึกด้วยมือหรือใช้ Excel ในการบันทึกข้อมูล แตกต่างจากระบบจัดการคลังสินค้าแบบดิจิทัล (Digital WMS) ที่มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการกระบวนการทำงาน โดยมีความแตกต่างกันใน 3 ประเด็นหลัก ดังนี้

​​สำหรับธุรกิจที่ต้องการเติบโตอย่างแข็งแกร่ง การมีระบบบริหารจัดการคลังสินค้าที่ดี จะช่วยให้กระบวนการทั้งหมดในคลังสินค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ และเตรียมพร้อมให้ธุรกิจก้าวทันทุกการเปลี่ยนแปลงของตลาด เพราะคลังสินค้าไม่ใช่แค่ที่เก็บของ แต่เป็นศูนย์กลางสำคัญที่มีผลโดยตรงต่อต้นทุน กำไร และความพึงพอใจของลูกค้า โดยประโยชน์หลัก ๆ ที่ผู้ประกอบการจะได้รับจากจากใช้ ระบบจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management System) มีดังนี้

• ลดความผิดพลาดในการจัดการสต็อก: เมื่อข้อมูลสต็อกในระบบแม่นยำตรงกับสินค้าจริง ปัญหาของขาดหรือเกิน การนับผิด หรือสินค้าสูญหายก็ลดลงไปด้วย

• เพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน: ระบบช่วยให้กระบวนการในคลัง ตั้งแต่รับเข้า จัดเก็บ หยิบ และจัดส่ง เป็นไปอย่างราบรื่น รวดเร็ว และเป็นระบบมากขึ้น ทำให้ใช้เวลาและทรัพยากรได้อย่างคุ้มค่า สามารถส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าได้ทันเวลา

• ลดการสูญเสียและเพิ่มโอกาสทำกำไร: ข้อผิดพลาดที่ลดลงทำให้สินค้าเสียหายลดลง ส่งผลให้ต้นทุนส่วนนี้ลดลงตามปด้วย ซึ่งก็จะช่วยให้ธุรกิจสามารถเพิ่มผลกำไรได้

• รองรับการเติบโตและขยายธุรกิจได้อย่างมั่นคง: ระบบที่ออกแบบมาอย่างยืดหยุ่นพร้อมรองรับปริมาณสินค้าและคำสั่งซื้อที่เพิ่มขึ้นตามการขยายตัวของธุรกิจ จะช่วยให้บริหารจัดการงานได้โดยไม่ติดขัด เตรียมพร้อมสำหรับโอกาสใหม่ ๆ ในอนาคต

​ ​โดยทั่วไป การบริหารจัดการคลังสินค้า หรือ Warehouse Management ถือเป็นส่วนหนึ่งหรือโมดูลที่รวมอยู่แล้วใน ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) การทำงานร่วมกันจึงเป็นการทำงานที่เชื่อมโยงและสอดคล้องกันในระบบเดียว

​ ​เช่น ในระบบ BEECY ERP โมดูลจัดการคลังสินค้าจะดูแลเรื่องการรับเข้า การจัดเก็บ การหยิบ และข้อมูลสต็อกทั้งหมด ขณะที่ระบบ ERP หลักจะนำข้อมูลคลังสินค้านี้ไปเชื่อมโยงกับข้อมูลอื่น ๆ เช่น คำสั่งซื้อจากลูกค้า การจัดซื้อ การผลิต การบัญชี และการเงิน เพื่อให้เห็นภาพรวมของธุรกิจทั้งหมดและช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ประโยชน์หลักของการทำงานร่วมกันนี้คือ

• การเชื่อมต่อข้อมูลสต็อกแบบเรียลไทม์: ข้อมูลสินค้าเข้า-ออก หรือยอดคงเหลือในคลังจะอัปเดตทันทีในระบบ ERP ทำให้ทุกแผนกที่เกี่ยวข้องเห็นข้อมูลล่าสุดเสมอ

• การบริหารสินค้าคงคลังแบบอัตโนมัติ: ระบบสามารถตั้งค่าให้มีการเติมสต็อกอัตโนมัติเมื่อถึงจุดที่กำหนด หรือแจ้งเตือนเมื่อสินค้าใกล้หมด ช่วยลดงานแมนนวล

• การติดตามสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ: สามารถตรวจสอบประวัติและสถานะของสินค้าแต่ละชิ้นได้ตลอดเส้นทาง ลดโอกาสสินค้าสูญหายหรือตกหล่น

• การคำนวณต้นทุนและการจัดสรรสินค้า: ระบบช่วยในการคำนวณต้นทุนสินค้าที่ถูกต้อง และช่วยบริหารจัดการการจัดสรรสินค้าให้เหมาะสมกับความต้องการและคำสั่งซื้อต่าง ๆ

​ ​ระบบการจัดการคลังสินค้า (Warehouse Management System หรือ WMS) ที่ถูกพัฒนาและรวมอยู่ในระบบ ERP มักมาพร้อมฟีเจอร์สำคัญมากมายที่ช่วยให้ธุรกิจบริหารจัดการคลังสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ฟีเจอร์เด่น ๆ ได้แก่:

• การตรวจสอบและติดตามสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์: ช่วยให้ทราบยอดสินค้าคงเหลือ สถานที่จัดเก็บ และสถานะของสินค้าได้ตลอดเวลาที่ต้องการ ผ่านหน้าจอระบบ

• ระบบ Barcode และ RFID: การใช้เทคโนโลยีสแกน Barcode หรือ RFID ช่วยเพิ่มความรวดเร็วและความแม่นยำในการรับเข้า จัดเก็บ และหยิบสินค้า ลดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลด้วยมือ

• ระบบจัดการคำสั่งซื้อและการรับ/เบิกสินค้า: จัดลำดับความสำคัญของคำสั่งซื้อ วางแผนการรับสินค้าเข้า และนำทางพนักงานในการหยิบสินค้าได้อย่างเป็นระบบและรวดเร็ว

• การวิเคราะห์ข้อมูลและสร้างรายงาน: ระบบสามารถประมวลผลข้อมูลจากคลังสินค้า เพื่อสร้างรายงานสรุปภาพรวม ประสิทธิภาพการทำงาน หรือข้อมูลเชิงลึกอื่น ๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจ และสามารถตั้งค่ารายงานให้เหมาะสมกับผู้ใช้งานแต่ละคน

​ ​ระบบบริหารจัดการคลังสินค้าที่เป็นส่วนหนึ่งของ ERP เหมาะกับธุรกิจที่ต้องจัดการกับสต็อกสินค้า มีความหลากหลายของสินค้า หรือมีกระบวนการเคลื่อนไหวของสินค้าที่ซับซ้อน โดยเฉพาะธุรกิจที่ให้ความสำคัญกับการควบคุมสต็อก การจัดเก็บ การเบิกจ่าย การติดตามสินค้าตาม Lot หรือ Serial Number รวมถึงการกระจายสินค้าอย่างมีระบบ ธุรกิจเหล่านี้มักมีกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการบริหารสินค้าคงคลังและวัตถุดิบอย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างประเภทธุรกิจ เช่น:

• ธุรกิจซื้อมาขายไป (Trading): เน้นการบริหารสต็อกสินค้าให้แม่นยำ พร้อมขายและจัดส่งได้ทันที

• ธุรกิจอีคอมเมิร์ซและค้าปลีก: ต้องการความรวดเร็วและแม่นยำในการหยิบและแพ็คสินค้าจำนวนมากตามคำสั่งซื้อออนไลน์

• ธุรกิจโลจิสติกส์และกระจายสินค้า: การจัดการคลังสินค้าเป็นหัวใจหลักของธุรกิจ ต้องควบคุมการเข้า-ออกและการกระจายสินค้าไปยังหลายปลายทางอย่างมีประสิทธิภาพ

• ธุรกิจการผลิตและอุตสาหกรรม: ต้องบริหารจัดการวัตถุดิบ สินค้าสำเร็จรูป และสินค้ากึ่งสำเร็จรูปภายในโรงงานอย่างเป็นระบบ เพื่อให้กระบวนการผลิตไหลลื่น

• ธุรกิจอาหารและยา: มีข้อกำหนดเรื่องการติดตาม Lot สินค้า วันหมดอายุ และมาตรฐานการจัดเก็บที่เข้มงวด ซึ่งระบบ WMS ใน ERP ช่วยตอบโจทย์ได้ดี

​ ​ระบบบริหารจัดการคลังสินค้าและระบบ ERP เป็นตัวช่วยสำคัญสำหรับผู้ประกอบการยุคใหม่ ที่จะทำให้การบริหารคลังสินค้าจะไม่ใช่เรื่องยุ่งยากและซับซ้อนอีกต่อไป เพราะระบบนี้ช่วยให้การจัดการสต็อกแม่นยำแบบเรียลไทม์ ลดความผิดพลาดที่ไม่ควรจะเกิด และเพิ่มความรวดเร็วในทุกขั้นตอน ทำให้ต้นทุนลดลงอย่างชัดเจน เมื่อคลังสินค้าทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ธุรกิจของคุณก็พร้อมที่จะเติบโตได้อย่างมั่นคงในอนาคต ทำให้ทุกการตัดสินใจมาจากข้อมูลที่ถูกต้องและน่าเชื่อถือยิ่งขึ้น