ใบเสนอราคา (Quotation) คืออะไร? ความสำคัญที่ธุรกิจไม่ควรมองข้าม

​เป็นที่ทราบกันดีว่า การปิดการขายเป็นภารกิจที่สำคัญที่สุดของทีมขาย แต่กระบวนการขายจะราบรื่นได้นอกจากการพบปะพูดคุยกับลูกค้าแล้ว ยังต้องมีเอกสารสำคัญที่ช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการสื่อสารข้อเสนออย่างชัดเจน ซึ่ง 'ใบเสนอราคา' คือหนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญที่สุดในการทำให้ลูกค้าเข้าใจข้อเสนอของคุณอย่างละเอียด ตั้งแต่ราคา คุณสมบัติ ไปจนถึงเงื่อนไขต่าง ๆ การมีใบเสนอราคาที่ครบถ้วนและชัดเจนไม่เพียงแต่ช่วยให้ทีมขายทำงานได้สะดวกยิ่งขึ้น แต่ยังช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้แก่ลูกค้า ซึ่งทำให้โอกาสในการปิดการขายเพิ่มมากขึ้นได้อีกด้วย

​ใบเสนอราคา หรือ Quotation คือเอกสารที่ใช้ในการนำเสนอข้อมูลสินค้าหรือบริการให้ลูกค้า ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้าเห็นข้อเสนอทั้งหมดที่จะทำการสั่งซื้อ เช่น ราคา คุณสมบัติ และเงื่อนไขต่าง ๆ โดยข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้ลูกค้าสามารถตัดสินใจได้ว่า พวกเขาต้องการสินค้าหรือบริการนั้น ๆ หรือไม่ และยังสามารถปรับเปลี่ยนข้อมูลเหล่านี้ได้ตามที่ลูกค้าต้องการ

• ธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง

ธุรกิจรับเหมาก่อสร้าง ใบเสนอราคาของธุรกิจประเภทนี้จะระบุว่าจะต้องทำการสร้างหรือปรับปรุงส่วนใด เช่น งานสร้างบ้านหรือซ่อมแซมโครงสร้างต่าง ๆ และจะแสดงราคาในการดำเนินงาน, ค่าแรง, ค่าวัสดุ โดยลูกค้าสามารถใช้ใบเสนอราคาในการเปรียบเทียบกับข้อเสนอจากผู้รับเหมารายอื่น ๆ ก่อนที่จะตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการ

• ธุรกิจซอฟต์แวร์และเทคโนโลยี

บริษัทที่พัฒนาซอฟต์แวร์หรือเทคโนโลยีมักจะใช้ใบเสนอราคาเพื่อแนะนำบริการหรือซอฟต์แวร์ที่ลูกค้าต้องการใช้งาน เช่น การพัฒนาเว็บไซต์ ภาษาหรือระบบที่ใช้พัฒนา รวมถึงราคา, รายละเอียดของฟีเจอร์, และข้อกำหนดการสนับสนุนหลังการขาย

• ธุรกิจการจัดงานอีเวนต์

บริษัทที่จัดงานอีเวนต์ เช่น งานแต่งงาน หรือการประชุม จะใช้ใบเสนอราคาในการเสนอการบริการที่ต้องการให้แก่ลูกค้า เช่น การจัดเตรียมสถานที่ หรือการให้บริการอาหารและเครื่องดื่ม ระบุข้อมูลลูกค้าทราบรายละเอียดทั้งหมดและทำให้การตัดสินใจเลือกผู้จัดงานเป็นไปอย่างมั่นใจ

• ธุรกิจการขายสินค้าอุตสาหกรรม

ในธุรกิจที่ขายเครื่องจักรหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น เครื่องจักรสำหรับการผลิต ใบเสนอราคาจะช่วยให้ลูกค้าเข้าใจรายละเอียดเกี่ยวกับราคาของเครื่องจักรแต่ละประเภท, เงื่อนไขการรับประกัน, การจัดส่ง, และการติดตั้ง ทำให้ลูกค้าสามารถตัดสินใจเลือกซื้อได้ง่ายขึ้น

หลายคนอาจจะสับสนระหว่างใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อ แต่จริง ๆ แล้วมันทำหน้าที่แตกต่างกัน

• ใบเสนอราคา : เป็นเอกสารที่เสนอให้ลูกค้าเห็นภาพรวมของข้อเสนอทั้งหมด ช่วยให้ลูกค้าสามารถเปรียบเทียบข้อเสนอจากหลาย ๆ ผู้ขาย และตัดสินใจว่าจะซื้อจากใคร
• ใบสั่งซื้อ : คือเอกสารที่ลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการตามข้อเสนอในใบเสนอราคานั้น และถือเป็นการยืนยันการสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ

รายละเอียดหรือข้อมูลที่สำคัญในใบเสนอราคานั้นเป็นสิ่งที่สำคัญมาก เพราะจะช่วยให้ใบเสนอราคาของเราครบถ้วน ชัดเจน และครอบคลุมทุกรายละเอียด ซึ่งการสร้างใบเสนอราคาที่มีประสิทธิภาพนั้นควรมีองค์ประกอบ ดังนี้

• ข้อมูลสินค้าหรือบริการ : ระบุข้อมูลของสินค้าหรือบริการบริการที่เสนอให้ลูกค้าอย่างชัดเจน
• ราคา : ระบุราคาของแต่ละสินค้าหรือบริการ รวมถึงส่วนลด ภาษี หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆที่อาจเกิดขึ้น เช่น ค่าขนส่ง
• ระยะเวลา : ระบุระยะเวลาในการให้บริการ หรือระยะเวลาที่สินค้าจะถูกส่งมอบถึงมือลูกค้า
• กำหนดเงื่อนไข : ระบุเงื่อนไขต่างๆให้ชัดเจน เช่น การชำระเงิน การคืนสินค้า หรือการรับประกัน เพื่อป้องกันการเข้าใจคลาดเคลื่อนในอนาคต
• การออกแบบและรายละเอียดที่สำคัญ : การออกแบบใบเสนอราคาให้มีความเป็นมาตรฐานเดียวกัน เช่น การใช้โลโก้บริษัท มีข้อมูลการติดต่อที่ชัดเจน รวมถึงการจัดวางที่ดูง่ายสบายตา ช่วยสร้างความสะดวกต่อการนำไปใช้งาน ด้วยรูปแบบที่เข้าใจง่าย น่าเชื่อถือ ทำให้ลูกค้ารู้สึกมั่นใจได้

จากเนื้อหาข้างต้น อาจดูเหมือนว่าใบเสนอราคาเพียงแค่ช่วยให้ลูกค้าเห็นราคาสินค้า แต่จริงๆแล้วมันมีบทบาทมากกว่านั้น ในการเสริมสร้างให้ธุรกิจของคุณดูมีความเป็นมืออาชีพและน่าเชื่อถือ ดังนี้ 

• สร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้า : ใบเสนอราคาที่ชัดเจนช่วยให้ลูกค้าเห็นรายละเอียดทั้งหมดและรู้สึกมั่นใจในการตัดสินใจ
• เป็นเครื่องมือสำคัญในการปิดการขาย : ลูกค้าสามารถตัดสินใจได้เร็วขึ้นเมื่อเห็นข้อมูลที่ครบถ้วนในใบเสนอราคา
• ป้องกันข้อผิดพลาดและการเข้าใจผิด : ช่วยป้องกันการเข้าใจผิดเกี่ยวกับข้อมูลของสินค้าหรือบริการ รวมถึงเงื่อนไขการซื้อขายต่างๆ
• ใช้ในการวางแผนและการตัดสินใจทางธุรกิจ : ข้อมูลจากสถานะใบเสนอราคาว่าผ่านการยืนยันหรือไม่ ช่วยให้ธุรกิจวางแผนปรับปรุงการขายหรือการตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

• การใช้ระบบอัตโนมัติ : หากนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในการสร้างและจัดการใบเสนอราคา จะช่วยให้กระบวนการจัดทำใบเสนอราคามีความรวดเร็วขึ้นและผิดพลาดน้อยลง เช่น การใช้ซอฟต์แวร์ ERP ที่สามารถสร้างใบเสนอราคาที่มีมาตรฐานเดียวกันได้อย่างรวดเร็ว ผ่านการการกรอกข้อมูลเพียงไม่กี่รายการเท่านั้น
• การติดตามสถานะใบเสนอราคา : เป็นอีกขั้นตอนที่สำคัญช่วยให้ธุรกิจไม่พลาดการติดตามลูกค้า ซึ่งหากนำระบบอัตโนมัติมาใช้ก็จะระบบสามารถบอกได้ว่าสถานะใบเสนอราคาได้ว่าอยู่ในขั้นตอนใด เช่น รอดำเนินการ หรือได้รับการยืนยันแล้ว ซึ่งช่วยให้ทีมขายดำเนินการต่อไปได้ทันที
• การออกแบบใบเสนอราคา : ควรทำให้ง่ายต่อการอ่านและเข้าใจ เช่น เน้นข้อมูลที่ลูกค้าต้องการเห็น เช่น ราคา เงื่อนไขพิเศษ หรือส่วนลด ที่สำคัญต้องใช้รูปแบบที่เหมาะสมและดูเป็นมืออาชีพ เพื่อเพิ่มความมั่นใจให้กับลูกค้า

​การมีมาตรฐานของใบเสนอราคาที่ดีสำคัญมากสำหรับธุรกิจ การมีใบเสนอราคาที่ครบถ้วนและชัดเจน มันไม่แค่ช่วยเพิ่มความมั่นใจให้ลูกค้า แต่ยังช่วยให้กระบวนการปิดการขายรวดเร็วขึ้นอีกด้วย เพราะลูกค้าสามารถเห็นข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการในเอกสารเดียว จึงทำให้พวกเขาตัดสินใจได้ง่ายและมั่นใจมากขึ้น

​ถ้าจะปรับปรุงกระบวนการจัดทำใบเสนอราคาในธุรกิจ การเริ่มจากการทำให้ข้อมูลทุกอย่างครบถ้วน ชัดเจน และเป็นมาตรฐานเดียวกันภายในธุรกิจเป็นเรื่องที่สำคัญที่สุด ตัวช่วยที่แนะนำคือการใช้ระบบอัตโนมัติ เช่น ใช้ซอฟต์แวร์ ERP ในการช่วยสร้างใบเสนอราคา เพราะระบบเหล่านี้สามารถกำหนดแบบฟอร์มที่มีมาตรฐานเดียวกันไว้ได้ ช่วยให้การทำงานของทีมขายรวดเร็วขึ้น และลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการจัดทำใบเสนอราคาที่แตกต่างกัน

​นอกจากนี้การใช้ระบบมาช่วยการจัดการใบเสนอราคาก็ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้อีกมาก เพราะเราสามารถติดตามสถานะใบเสนอราคาได้ง่ายและทันที รวมทั้งการออกแบบใบเสนอราคาได้ตามที่ต้องการ เพื่อให้ทีมขายรวมถึงลูกค้าสามารถเข้าใจสินค้านำเสนอได้ง่ายและตรงกัน ส่วนนี้จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจ และกระตุ้นให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อได้เร็วขึ้น