การทำงานแบบไซโล (Silo) ภาวะตัวใครตัวมัน ที่ทำให้องค์กรยิ่ง Slow
องค์กรของคุณกำลังทำงานแบบ Silo อยู่หรือเปล่า?
การทำงานแบบ Silo หรือ Siloed Work คือ การทำงานที่แต่ละแผนกหรือแต่ละทีมทำงานอย่างเป็นอิสระจากกัน หรือจะเรียกง่าย ๆ ว่า ทำงานแบบตัวใครตัวมัน แบ่งการทำงานว่า "นี่งานของฉัน นั่นงานของเธอ" เป็นการทำงานที่ตรงกันข้ามกับคำว่า Teamwork ที่เน้นการทำงานร่วมกันนั่นเอง ซึ่งการทำงานแบบ Silo เป็นหนึ่งในหลุมพรางที่ทำให้หลาย ๆ ธุรกิจไม่สามารถเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะทำให้เกิดปัญหาหลาย ๆ อย่างตามมา แต่ก่อนที่จะพาทุกคนไปดูถึงปัญหาที่เกิดขึ้น เราจะขอพามาดูก่อนว่า แล้วบรรดาผู้นำจะรู้ได้ยังไงว่าองค์กรของเรากำลังมีวิธีการทำงานแบบ Silo อยู่
5 เช็กลิสต์ ที่เป็นสัญญาณบอกว่า องค์กรของคุณกำลังทำงานแบบ Silo
- พนักงานมองไม่เห็นภาพรวมของการทำงาน ไม่มีเป้าหมายร่วมกับองค์กร รับรู้ถึงแค่เฉพาะเนื้องานในทีมของตัวเอง
- ไม่มีช่องทางชัดเจนสำหรับการสื่อสารระหว่างแผนกหรือทีมงานต่าง ๆ เพื่อแบ่งปันหรือแลกเปลี่ยนข้อมูลกัน
- มีการทำงานซ้ำซ้อนกันบ่อยครั้ง
- มีการแบ่งพักพวกกันในการทำงาน พนักงานไม่รู้สึกสบายใจในการติดต่อกับเพื่อนร่วมงานจากแผนกอื่น ๆ เพื่อขอคำแนะนำหรือความช่วยเหลือเพราะรู้สึกแปลกแยก
- องค์กรไม่มีการส่งเสริมหรือสร้างสภาพแวดล้อมให้พนักงานได้ทำงานร่วมกัน
เช็กลิสต์ที่กล่าวมาทั้ง 5 ข้อ เป็นเพียงส่วนหนึ่งของสัญญาณที่กำลังบ่งบอกว่า องค์กรของคุณกำลังทำงานแบบ Silo เพราะยังมีอีกหลายสาเหตุและปัจจัยที่ทำให้เกิดการสร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบ Silo นี้ขึ้นมา ซึ่งไม่ใช่แค่เพียงตัวพนักงาน แต่ครอบคุลมไปในทุกส่วน ตั้งแต่ผู้นำองค์กร ผู้บริหาร หัวหน้าทีม รวมถึงระบบที่ใช้ในการทำงาน ซึ่งโครงสร้างขององค์กรนั้น คล้ายกับการต่อจิ๊กซอว์ เมื่อมีส่วนที่ไม่สมบูรณ์ย่อมตามมาด้วยภาพรวมที่พังลง มาดูกันว่าการทำงานแบบ Silo ส่งผลกระทบกับองค์กรอย่างไรบ้าง
ปัญหาที่เกิดจากการทำงานแบบ Silo
1. ขาดการสื่อสารที่ดีภายในทีม
การทำงานแบบ Silo ที่ต่างคนต่างทำ ทำให้ขาดการสื่อสารที่ดีระหว่างทีมหรือแผนก ซึ่งส่งผลอื่น ๆ ตามมา เช่น ไม่มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลกัน ทำให้เกิดการทำงานซ้ำซ้อนและผิดพลาด ขาดการประสานงานซึ่งทำให้การดำเนินงานต่าง ๆ ช้าลง และยังส่งผลลัพธ์ที่ในการทำงานที่ต่ำลงอีกด้วย
นอกจากนี้ เมื่อพนักงานโฟกัสแค่งานของตัวเองหรือแค่ในแผนกของตัวเอง ก็ส่งผลให้เกิดการแข่งขันภายองค์กรซึ่งนำไปสู่ความขัดแย้ง ที่อาจเป็นรอยร้าวของการทำงานและส่งผลกระทบในระยะยาวที่ยากจะแก้ไขได้
2. ขาดความคิดสร้างสรรค์หรือไอเดียใหม่ ๆ ที่สามารถนำไปต่อยอดได้
เมื่อพนักงานถูกจำกัดความคิดอยู่กรอบการทำงานแบบ Silo จะทำให้พวกเขาพลาดโอกาสในการแลกเปลี่ยนความคิดและความรู้กับเพื่อนร่วมงานจากแผนกอื่น ๆ ซึ่งทำให้ไม่มีการส่งต่อไอเดียหรือความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ ในการนำไปต่อยอดเพื่อพัฒนาธุรกิจต่อไปได้ สิ่งนี้จะส่งผลกระทบทำให้องค์กรไม่มีความสามารถที่จะแข่งขันกับธุรกิจที่พร้อมก้าวไปข้างหน้าตลอดเวลา
3. ลูกค้าไม่พึงพอใจในการบริการ
การทำงานแบบ Silo แม้จะเกิดขึ้นภายใน แต่ก็ส่งผลกระทบถึงภายนอก เมื่อกระบวนการทำงานของแต่ละแผนกไม่สามารถเชื่อมโยงกันได้ ก็จะทำให้แผนกต่าง ๆ ไม่สามารถที่จะเข้าใจปัญหาที่แท้จริงของลูกค้าได้ เพราะไม่มีการสื่อสารและแชร์ข้อมูลกันมาตั้งแต่ต้น ทำให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ไม่ดีในการรับบริการ เพราะต้องคอยมาให้ข้อมูลซ้ำซ้อน และต้องเผชิญกับการบริการที่ไม่สอดคล้องกัน
4. เกิดวิสัยทัศน์ขององค์กรที่แตกแยก
เมื่อการสื่อสารภายในทีมไม่ดีมาตั้งแต่ต้น ต่างฝ่ายต่างทำงานของตัวเองโดยไม่สนใจแผนกอื่น ๆ ทำให้พนักงานให้คุณค่า หรือเข้าใจวิสัยทัศน์ขององค์กรแตกต่างกันไป เมื่อมีวิสัยทัศน์ที่ขัดแย้งกัน ก็ไม่สามารถที่จะทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะความมุ่งมั่นและไว้วางใจซึ่งกันและกันนั่นเอง
กลยุทธ์ในการแก้ไขปัญหาการทำงานแบบ Silo
1. สร้างวิสัยทัศน์ หรือกำหนดเป้าหมายและจุดประสงค์ร่วมกัน
สิ่งแรกที่ควรเปลี่ยนการทำงานแบบ Silo ไปสู่รูปแบบใหม่ ต้องเริ่มจากผู้นำองค์กร ผู้บริหาร หรือหัวหน้าแผนก ที่ต้องชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของเป้าหมายในระยะยาว ด้วยการให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมในการพัฒนาวิสัยทัศน์องค์กรกำหนดเป้าหมาย หรือจุดประสงค์ร่วมกัน อาจเริ่มต้นด้วยการแสดงความคิดเห็น และแบ่งปันข้อมูลและความรู้ที่ตัวเองมี เมื่อพนักงานมองเห็นและเข้าใจถึงจุดมุ่งหมายในการทำงานอย่างชัดเจน ก็จะทำให้ทุกคนรู้สึกว่าเป็นทีมเดียวกันและทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น
2. นำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาปรับปรุงกระบวนการทำงาน
จุดเริ่มต้นของการทำงานแบบ Silo คือ การที่ไม่สามารถเชื่อมโยงการทำงานของแต่ละฝ่ายได้ ดังนั้น การนำเทคโนโลยีเข้ามาปรับปรุงการทำงานให้สามารถเชื่อมโยงกันได้มากขึ้นจึงมาความสำคัญอย่างมาก โดยระบบการทำงานที่หลายองค์กรมักเลือกใช้ คือ การนำระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) เข้ามาปรับปรุงกระบวนการทำงาน เพราะสามารถเชื่อมโยงการทำงานของทุกฝ่ายและทุกแผนกได้บนระบบเดียว ตั้งแต่ระบบงานขาย ระบบจัดซื้อ ระบบบัญชี ไปจนถึงระบบคลังสินค้า และยังมีความสามารถในการปรับปรุงการสื่อสารเพราะสามารถสื่อสารและแชร์มูลร่วมกันผ่านตัวระบบได้เลย
ดังนั้น การทำเทคโนโลยีเข้ามาปรับปรุงกระบวนการการทำงาน จะช่วยให้ทีมงานสามารถที่จะเชื่อมโยงการทำงานระหว่างแผนกได้ ทำให้เกิดการแชร์ข้อมูลกันของแต่ละฝ่าย ลดความขัดแย้งและลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน
3. ฝึกอบรมและพัฒนาทีมงานอยู่เสมอ
สิ่งที่องค์กรไม่ควรมองข้าม คือ การฝึกอบรมและพัฒนาทีมงานอยู่เสมอ โดยอาจเน้นไปที่การให้ความสำคัญของการร่วมงานและการทำงานเป็นทีม ซึ่งจะช่วยให้พนักงานพัฒนาทักษะที่ต้องการในการทำงานร่วมกับแผนกต่าง ๆ ได้ดียิ่งขึ้น
การทำงานแบบ Silo อาจเป็นอุปสรรคใหญ่ต่อการเติบโตและความสำเร็จขององค์กร แต่ด้วยความพยายามที่จะมุ่งเน้นการแก้ปัญหา โดยการปรับรูปแบบการทำงานไปสู่การทำงานแบบ Teamwork ที่เน้นการทำงานร่วมกัน และการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงาน ก็จะช่วยให้องค์กรเกิดความคล่องตัวในการทำงานมากขึ้น ทีมงานมีเกิดไอเดียและความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ และสามารถที่จะเข้าใจปัญหาและรับฟังลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น ซึ่งจะให้องค์กรแข็งแรงจากภายใน พร้อมที่จะเติบโตและสามารถที่จะรับมือกับการแข่งขันและการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน
