ระบบบริหารจัดการธุรกิจมีกี่แบบ
แบบไหนที่ใช่กับธุรกิจของคุณ
โปรแกรมจัดการงานเฉพาะเจาะจง VS ระบบ ERP
ปัจจุบันเรามีระบบหรือโปรแกรมต่าง ๆ มากมายที่เกิดขึ้นมาเพื่อช่วยบริหารจัดการธุรกิจ แต่โปรแกรมเหล่านั้นเองออกแบบมาให้เหมาะกับการดำเนินธุรกิจที่แตกต่างกัน วันนี้เราจะมาทำความรู้จัก และทำความเข้าใจไปด้วยกันว่า โปรแกรมจัดการธุรกิจมีรูปแบบใดบ้าง แต่ละแบบมีข้อดีข้อเสียอย่างไร แล้วเราควรจะเลือกระบบตัวไหนมาใช้เพื่อให้เหมาะกับธุรกิจของเรา
ประเภทของโปรแกรม
โปรแกรมเพื่อช่วยจัดการงานแบบเฉพาะเจาะจง
โปรแกรมลักษณะนี้เป็นโปรแกรมที่เข้ามาช่วยแก้ปัญหาใดปัญหาหนึ่งเป็นเรื่อง ๆ เท่านั้น เช่น
- โปรแกรมพูดคุย เพื่อให้การสื่อสารหรือการประสานงานภายในทีมเป็นไปได้ง่ายขึ้น
- โปรแกรมจัดการหน้าเว็บไซต์ เพื่อใช้เป็นช่องทางในการสื่อสารไปให้บุคคลภายนอก
- โปรแกรมทำ Marketing เพื่อให้คนนอกองค์กรรู้จักเราได้ง่ายขึ้น และช่วยเพิ่มยอดขายของบริษัท
- โปรแกรมจัดการคลังสินค้า เพื่อให้เรามีข้อมูลสต็อกสินค้าคงคลัง ซึ่งจะช่วยให้เราตัดสินใจได้ดีขึ้น
- โปรแกรมบัญชี เพื่อใช้ในการบันทึกรายการที่เกิดขึ้นในองค์กร เพื่อให้เห็นภาพรวมของธุรกิจ
จะเห็นได้ว่าจากตัวอย่างข้างต้น โปรแกรมแต่ละตัวก็เข้ามามีส่วนช่วยให้การทำงานของเราในแต่ละด้านนั้นง่ายขึ้น เพียงแต่ว่าเราต้องใช้โปรแกรมหลาย ๆ ตัว พร้อม ๆ กัน ซึ่งนั่นทำให้เกิดปัญหาใหม่ตามขึ้นมา คือ เราอาจจะต้องทำงานซ้ำซ้อน เพราะว่าโปรแกรมไม่เชื่อมโยงกัน, สับสนค้นหาข้อมูลไม่เจอ เพราะไม่รู้ว่าเอาข้อมูลไปใส่ไว้ในโปรแกรมไหน, การดึงรายงานต้องเอามาทำต่อหลายที เพราะข้อมูลอยู่แยกกันหลายระบบ หรืออย่างเรื่องของค่าใช้จ่ายที่เราก็จะต้องจ่ายแต่ละโปรแกรมแยกกัน ยิ่งหาโปรแกรมมาช่วยหลายตัวขึ้น ก็ยิ่งทำงานได้ลำบากมากขึ้น
โปรแกรมเพื่อช่วยจัดการงานทั้งองค์กร
โปรแกรมเพื่อช่วยจัดการงานทั้งองค์กรเป็นที่รู้จักกันดีในชื่อ ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ซึ่งแตกต่างจากโปรแกรมแบบแรกตรงที่ โปรแกรมรูปแบบนี้จะช่วยให้เราสามารถจัดการงานทุกประเภทได้ภายในระบบเดียว ไม่ว่าจะเป็น งานจัดซื้อจัดจ้าง งานขาย คลังสินค้า บัญชีการเงิน งานหลังการขาย หรือแม้แต่งาน Marketing ก็สามารถจัดการได้เบ็ดเสร็จภายในระบบเดียว ซึ่งจะเข้ามาช่วยให้การทำงานที่ซ้ำซ้อนนั้นลดลงหรือหมดไปเลยก็ได้ รวมถึงยังช่วยให้การควบคุม หรือการทำ Internal Control นั้นเกิดขึ้นได้ เพราะทุกคนใช้ระบบเดียวกัน รูปแบบการทำงานของทุกฝ่ายก็จะมีความสอดคล้องกัน สัมพันธ์กันมากขึ้นด้วย
โปรแกรมประเภทนี้ก็ไม่ได้มีแต่ข้อดีไปเสียทั้งหมด เรามามองในมุมของข้อเสียดูบ้าง
ปัญหาหลักๆ ของโปรแกรมลักษณะนี้ คือ ราคาที่ค่อนข้างจะสูงกว่ามากกับระยะเวลาที่ใช้ที่มากกว่า เพราะว่าทีมงานทุกฝ่ายในองค์กรของเราจะต้องเข้ามาใช้ระบบนี้ จึงอาจทำให้การเตรียมการที่จะใช้งานระบบต้องมีการเตรียมตัวที่นานกว่า หรือถ้าฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งทำข้อมูลผิดพลาด ข้อมูลที่ผิดพลาดนี้ก็จะส่งต่อไปที่แผนกอื่น ๆ ด้วย
เปรียบเทียบโปรแกรมจัดการงานแบบเฉพาะเจาะจง กับ ระบบ ERP
ทีนี้เราก็จะเห็นว่าโปรแกรมแต่ละแบบก็มีข้อดีข้อเสียแตกต่างกัน อาจจะต้องลองเทียบดูกับขนาดองค์กรของเรา ถ้าเป็นองค์กรที่เพิ่งเริ่มต้นหรือจำนวนคนในทีมยังมีไม่มาก ก็อาจจะใช้โปรแกรมรูปแบบแรก ทำงานหน้างานแล้วเจอปัญหาก็มาหาโปรแกรมที่จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหาแต่ละอย่างนั้น ส่วนองค์กรไหนที่โตระดับนึงแล้ว ต้องการให้องค์กรทำงานได้อย่างมีแบบแผน มีมาตรฐาน มีขั้นตอนที่ชัดเจน ทุกคนพูดคุยหรืแทำงานอยู่บนพื้นฐานเดียวกัน ก็ต้องขยับมาใช้ระบบ ERP
