5 ขั้นตอน เตรียมตัวให้พร้อมก่อนนำ 'ระบบ ERP' มาใช้ในธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ
ทุกท่านคงพอทราบกันดีว่า การนำ 'ระบบ ERP' (Enterprise Resource Planning) เข้ามาใช้ในธุรกิจ จะช่วยให้การดำเนินงานภายในองค์กรเป็นไปได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่การที่จะนำระบบ ERP เข้ามาใช้นั้น ก็มีขั้นตอนหรือกระบวนการที่จะต้องเตรียมตัวหลายขั้นตอน และจะต้องได้รับความร่วมมือจากทีมงานที่เกี่ยวข้องทุกภาคส่วน
ในบทความนี้ จะขอพาไปดูว่า การจะนำ 'ระบบ ERP' เข้ามาใช้ในธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ ต้องมีขั้นตอนและวิธีการเตรียมตัวอย่างไรบ้าง
เช็กลิสต์ 5 ข้อ ก่อนนำ 'ระบบ ERP' มาใช้ในธุรกิจ
1. เข้าใจจุดประสงค์ของตัวเราเองที่จะนำระบบ ERP เข้ามาใช้
การที่เรารู้ว่าต้องการนำระบบเข้ามาช่วยในเรื่องใดบ้าง จะทำให้ขั้นตอนถัด ๆ ไปง่ายและชัดเจนมากยิ่งขึ้น เพราะการเข้าใจจุดประสงค์ของตัวเองอย่างชัดเจน จะทำให้การนำระบบ ERP เข้ามาใช้ในธุรกิจดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถตอบโจทย์ในการใช้งานได้อย่างตรงจุด ไม่ว่าต้องการนำระบบมาช่วยในเรื่องของการทำงานร่วมกันภายในองค์กรหรือระหว่างแผนก, เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน, เพื่อลดค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนในการบริหารจัดการ, เพื่อให้มองเห็นภาพรวมของธุรกิจ, เพื่อช่วยในการเก็บรวบรวมข้อมูล หรือเพื่อนำมาวิเคราะห์และช่วยในการตัดสินใจที่ง่ายขึ้น
2. เจาะลงไปในแต่ละส่วนงาน ว่าเรามีปัญหาอะไรอยู่ มีความยากในการทำงานตรงจุดไหนบ้าง
เมื่อเรารู้จุดประสงค์ภาพรวมแล้ว สิ่งที่ต้องทำถัดมาคือ ระดมสมองกับทีมงานของเรา ว่าในปัจจุบัน เรามีกระบวนการทำงานในแต่ละส่วนงานหรือในแต่ละแผนกอย่างไรบ้าง มีส่วนไหนที่กำลังเป็นปัญหาและต้องการให้ระบบเข้ามาช่วยจัดการ เมื่อเราพูดคุยกับทีมงานเรียบร้อยแล้ว จะช่วยให้สามารถลิสต์รายการฟีเจอร์หรือฟังก์ชันการทำงาน ที่ต้องการให้เข้ามาตอบโจทย์ในการทำงานของแต่ละแผนกได้
3. เลือกระบบ ERP ที่ตอบโจทย์ความต้องการของเรา
หลังจากที่เราลงรายละเอียดในข้อ 2 เรียบร้อยแล้ว จะช่วยให้มองเห็นภาพรวมมากขึ้น ว่าเราต้องการระบบที่มีฟีเจอร์หรือฟังก์ชันอะไรบ้าง ทีนี้เราก็สามารถนำไปลองค้นหาระบบที่มีอยู่ในตลาด ซึ่งวิธีในการเลือกระบบที่ดีนั้น ควรจะเลือกระบบที่เหมาะกับประเภทธุรกิจและขนาดบริษัทของเรา รวมถึงเรื่องค่าใช้จ่ายในการนำระบบมาใช้ และอย่าลืม! เลือกระบบที่พร้อมต่อเติม หรือพร้อมรองรับธุรกิจของเราที่จะเติบโตและขยายต่อไปได้ในอนาคต
4. วางแผนและเตรียมทีมงานให้พร้อม
ถัดมาคือ การเตรียมแผนการในการที่จะนำระบบมาใช้กับแผนกต่าง ๆ ในธุรกิจของเรา รวมถึงเตรียมทีมงานของเราให้พร้อม เพราะทีมงานมีส่วนสำคัญอย่างมากในการที่จะร่วมกันผลักดันไปใช้ระบบใหม่ โดยต้องให้ความรู้ ความเข้าใจ ข้อดีในการนำระบบเข้ามาใช้ และขั้นตอนกระบวนการทำงานในระบบเมื่อเทียบกับหน้างานจริง
5. เตรียมข้อมูลให้พร้อม เพื่อโยกย้ายมาใช้ระบบใหม่
เมื่อทุกคนเข้าใจการทำงานในแต่ละฝ่ายหรือแต่ละแผนกแล้ว ขั้นตอนถัดมาคือ การเตรียมข้อมูลต่าง ๆ ให้พร้อม อาจเป็นข้อมูลเดิมที่เคยเก็บรวบรวมไว้ แล้วนำมาจัดการให้ข้อมูลมีความถูกต้องและชัดเจนมากขึ้น ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลบางอย่างลง หรือข้อมูลที่อาจจะยังไม่ได้อัปเดต เมื่อเตรียมข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เราก็สามารถที่จะนำมาใส่เข้าไปในระบบตัวใหม่ของเราต่อได้เลยทันที
และด้วย 5 ขั้นตอนนี้ ก็จะทำให้เรามีระบบ ERP ที่พร้อมใช้งาน และตอบโจทย์กับความต้องการของเราแล้ว ซึ่ง BEECY (บีซี่) เอง เราก็มีฟีเจอร์มากมายที่พร้อมตอบโจทย์กับความต้องการในทุกด้านของการบริการจัดการธุรกิจ พร้อมมีวีดีโอสอนการใช้งาน ตั้งแต่เริ่มขึ้นระบบจนไปจนถึงการใช้งานระดับ Advance ทำให้คุณสามารถนำไปอธิบายต่อ หรือให้ทีมงานของคุณเข้ามาศึกษาด้วยตัวเองได้เลย รวมถึงข้อมูลต่าง ๆ ที่เตรียมไว้ ก็สามารถนำมา Import เข้าระบบได้ทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสินค้า, ข้อมูลลูกค้าหรือผู้ขาย หรือแม้แต่รายการออเดอร์ต่าง ๆ ที่เปิดค้างไว้อยู่จากระบบเดิม
มาเริ่มทดลองใช้ได้เลยวันนี้ที่ BEECY
