ระบบ ERP จะช่วยเพิ่ม Productivity ในการทำงานได้อย่างไร?

​ ​Productivity คำยอดฮิตที่เหล่าพนักงานออฟฟิศพูดกันอยู่บ่อย ๆ ไม่ว่าจะเปิดโซเชียลบนแพลตฟอร์มไหนต่างก็มีคอนเทนต์เกี่ยวกับการเพิ่ม Productivity ให้เสพเคล็ดลับเพื่ออัปสกิลกันไม่เว้นแต่ละวัน ทั้งเหล่ามนุษย์ออฟฟิศและองค์กรต่าง ๆ ก็ต่างมุ่งหาวิธีที่จะเพิ่ม Productivity ในการทำงานให้สูงขึ้น ถ้าพูดกันง่าย ๆ Productivity ในมุมของการทำงานและธุรกิจก็คือ ‘ผลผลิตที่ได้จากงาน’ นั่นเอง แล้วทีนี้เราจะทำยังไงให้ออกแรงน้อยลงแต่ได้ปริมาณงานมากขึ้นในเวลาเท่าเดิม หรือที่เรียกว่ามี Productivity สูงขึ้น ทั้งที่จริง ๆ แล้วความ Productive ไม่ใช่เพียงสกิลที่คนทำงานต้องมี แต่เทคโนโลยีก็เข้ามามีส่วนสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจของคุณมีความ Productive มากขึ้น ธุรกิจที่ทรานส์ฟอร์มตัวเองด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ นับว่าเป็น 'ผู้เล่นที่ได้เปรียบกว่ามาก' ในสนามธุรกิจของยุคนี้ 

​ ​และตอนนี้ไม่ว่าจะมองไปทางไหนก็มีเครื่องมือ (Tools) หรือโปรแกรมต่าง ๆ มากมาย ที่จะเข้ามาช่วยแก้ไขปัญหาและพัฒนาธุรกิจของคุณ เรียกได้ว่า คงไม่มีช่วงเวลาไหนเหมาะสมที่จะนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในธุรกิจเท่ากับยุคนี้อีกแล้ว วันนี้เราจะพามาเจาะลึกถึง 'ระบบ ERP' (Enterprise Resource Planning) กันโดยเฉพาะ มาดูไปพร้อม ๆ กันเลยว่า ระบบ ERP จะช่วยให้คุณประหยัดเวลา และทำให้การทำงานของคุณและทีมงานของคุณมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นอย่างไรได้บ้าง

​ ​ก่อนที่จะไปพูดถึงว่า ระบบ ERP จะสามารถช่วยให้ธุรกิจคุณ Productive ได้อย่างไร เราจะขอพาได้ดูปัญหาให้เห็นกันชัด ๆ ก่อนว่า แล้วสาเหตุที่ทำให้ธุรกิจของคุณมี Productivity ที่ต่ำลงมาจากสาเหตุอะไรบ้าง เพราะบางทีปัญหาที่เหล่าพนักงานและคนทำธุรกิจต้องเจอก็เหมือนกับ 'เส้นผมบังภูเขา' วิธีการทำงานที่ทำเหมือนเดิมอยู่ทุกวันจนชิน อาจทำให้คุณและทีมงานมองข้ามไปจนไม่รู้ว่าสิ่งเหล่านี้นี่แหละที่เป็นตัวขัดขวาง Productivity ในองค์กร

และนี่คือ 5 อุปสรรคที่ทำให้ธุรกิจของคุณ มี Productivity ที่ต่ำลง

1. การจัดการ Operations ที่ซับซ้อนหลายขั้นตอน ไม่มี flow การทำงานที่ชัดเจน
2. เสียเวลาไปกับการทำงานซ้ำซ้อน ยิ่งทำงานกับหลายทีมก็ยิ่งมีข้อมูลที่ต้องตรวจเช็กหลายรอบ เช่น การ Export ข้อมูลการขายเพื่อส่งต่อให้กับฝ่ายบัญชี แล้วฝ่ายบัญชีก็ต้องนำมาเข้าระบบอีกที เพราะโปรแกรมในการทำงานไม่เชื่อมโยงกัน
3. เอกสารเยอะ จัดเก็บไม่เป็นระบบ ทำให้หาข้อมูลไม่เจอ
4. มีรายชื่อลูกค้าอยู่ในมือ แต่บันทึกไว้หลายที่ไม่เป็นระบบ พลาดการนัดหมายสำคัญ ติดตามลูกค้าไม่ได้ จะคาดการณ์การขายก็ทำไม่ได้เพราะจัดเก็บแบบ Manual
5. จะทำรีพอร์ตหรือดึงข้อมูลสำคัญทั้งที ก็ต้องรอข้อมูลนาน ข้อมูลไม่เรียลไทม์ ผู้บริหารนำข้อมูลมาวิเคราะห์หรือตัดสินใจอะไรก็ไม่แม่นยำ

​ ​ซึ่งเมื่อมองดูแล้วปัญหาเหล่านี้ ดูเหมือนจะเป็นเรื่องเล็กน้อยที่หลายองค์กรไม่ให้ความใส่ใจ จนทำให้คนทำงานต้องเสียแรงและเวลาไปกับเรื่องที่ไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ ปัญหาที่ดูเหมือนจะเล็กน้อยเหล่านี้กลับก่อตัวเป็นก้อนใหญ่จนส่งผลกระทบกับ Productivity ของธุรกิจ หากมีเทคโลยีที่เข้ามาเป็นส่วนให้ให้ทีมงานและธุรกิจของคุณมีความ Productive มากขึ้น ไม่เพียงแต่พนักงานเท่านั้นที่ได้ประโยชน์ แต่ธุรกิจเองก็ได้ประโยชน์ไปด้วยเช่นกัน

ทีนี้เราจะพาไปดูกันแล้วว่า ระบบ ERP สามารถช่วยให้ธุรกิจคุณ Productivity ได้อย่างไรบ้าง

​ ​ถ้าจะพูดกันให้เห็นภาพ เราจะขอยกตัวอย่างเป็น ธุรกิจเทรดดิ้ง (Trading Business) หรือธุรกิจซื้อมาขายไป ที่ต้องมีการจัดการสต็อกสินค้า มีการซื้อสินค้าเข้า-ขายสินค้าออก และที่ขาดไปไม่ได้เลยก็คือ ระบบบัญชี นั่นเอง ในบางธุรกิจอาจจะยังมีการใช้เครื่องมือหรือโปรแกรมต่าง ๆ ในการทำงานแยกกัน เช่น จัดการสต็อกใช้โปรแกรมนึง ในขณะที่ฝ่ายบัญชีก็ใช้อีกโปรแกรมนึง พอฝ่ายบัญชีต้องการข้อมูลการขายก็ต้องรอฝ่ายคลังเตรียมข้อมูลมาให้ ซึ่งจุดนี้จะเห็นว่ากระบวนการทำงานมักจะสะดุดลง ขาด flow การทำงานที่ไหลลื่น

​ ​ซึ่งระบบ ERP สามารถเข้ามามีส่วนช่วยลดขั้นตอนการทำงานให้เหลือเฉพาะส่วนที่สำคัญจริง ๆ (Streamline) เพราะเป็นโปรแกรมที่สามารถจบการทำงานได้บนระบบเดียว ตั้งแต่ระบบงานขาย ระบบจัดซื้อ ระบบริหารคลังสินค้า ไปจนถึงระบบบัญชีและการเงิน ทำให้มี Flow การทำงานที่เชื่อมโยงกัน ลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน โดยใช้เทคโนโลยีเข้ามามีส่วนช่วยให้การทำงานมีความ Automate มากขึ้น เพื่อประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาด ทำให้การทำงานของแต่ละฝ่ายแต่ละทีมในองค์กรของคุณมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นนั่นเอง

​ ​แม้ว่าการใช้โปรแกรม Excel ในการจัดเก็บข้อมูลจะเป็นที่นิยม เพราะสะดวกรวดเร็วและไม่เสียค่าใช้จ่าย แต่ก็เสี่ยงข้อมูลศูนย์หายและไม่สามารถใช้คาดการณ์ข้อมูลสำคัญต่าง ๆ เช่น การจัดเก็บรายชื่อลูกค้า ระบบ ERP สามารถเชื่อมต่อกับระบบ CRM ได้หรือมีระบบ CRM อยู่แล้วในตัว ทำให้การจัดเก็บข้อมูลลูกค้าสามารถทำได้ผ่านคลาวน์ (Cloud Computing) เพียงแค่คุณเปิดเว็บบราวเซอร์ขึ้นมาก็สามารถบันทึกข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ของลูกค้าได้ทันที ไม่ว่าจะติดตามการนัดหมาย ตั้งค่าการแจ้งเตือน คาดการณ์รายได้ รวมถึงดึงข้อมูลของลูกค้ามาใช้ในเอกสารได้ทันที เช่น ใบเสนอราคาหรือใบสั่งขาย นอกจากนี้ข้อมูลยังช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่าย กำจัดไซโลข้อมูล และส่งเสริมการทำงานร่วมกันระหว่างพนักงาน

​ การมีข้อมูลที่เรียลไทม์และถูกต้องเป็นสิ่งขาดไปไม่ได้เลยในยุคนี้ เพราะถือเป็นยุคที่ธุรกิจต้องขับเคลื่อนด้วย Data ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่จะเข้ามาทำให้ธุรกิจมี Productivity ที่ดีขึ้น แน่นอนว่าจะใช้ระบบ ERP สามารถเข้ามาจะช่วยจัดการข้อมูลตรงนี้ได้ เพียงคุณบันทึกข้อมูลเข้าไปในระบบก็จะมีรายงานและข้อมูลสำคัญที่สามารถดึงวิเคราะห์และตัดสินต่อได้แบบเม่นยำ

​ ระบบ ERP สามารถช่วยแจ้งเตือนสิ่งที่คุณวางแผนไว้ได้​ เพื่อให้ไม่พลาดทุกการติดตาม ไม่ว่าจะเป็นแจ้งเตือนสถานะเอกสาร หรือรายการที่ต้องทำในแต่ละวัน (To-Do-List) ทำให้ในแต่ละวันคุณและทีมงานสามารถที่จะจัดลำดับแผนการทำงานและวางแผนต่าง ๆ ได้ดียิ่งขึ้น

​ ปฏิเสธไม่ได้เลยว่าหนึ่งสิ่งที่ระบบ ERP สามารถช่วยสามารถช่วยธุรกิจได้ก็คือ การลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นลง เพราะสามารถเข้ามาเป็นระบบที่เชื่อมการทำงานของทุกฝ่าย พอทีมงานมี Operations การทำงานที่เป็นขั้นเป็นตอนก็ช่วยลดการทำงานที่ผิดพลาดลง แน่นอนว่าเมื่อประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น สิ่งที่ควรจะสวนทางกันก็คือค่าใช่จ่ายที่ควรจะลดลง และยังทำให้ไม่ต้องใช้งานและเสียค่าใช้จ่ายไปกับหลาย ๆ โปรแกรมเพราะมีเพียงระบบเดียวก็ตอบโจทย์สำหรับองค์กร

​ ​​จากที่เล่ามาก็พอจะช่วยให้มองเห็นภาพแล้วว่า ระบบ ERP สามารถช่วยให้ธุรกิจคุณมีความ Productive มากขึ้น ซึ่งส่งผลให้คุณและทีมงานของคุณมี Productivity ที่ดีขึ้น และก็แน่นอนว่าสิ่งเหล่าก็ส่งผลให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างมั่นคง พร้อมรับมือกับทุกสถานการณ์ และอย่าลืมที่จะพัฒนาองค์กรของคุณไปพร้อมกับเทคโนโลยีที่เติบโตไปข้างหน้าทุกวัน

​ ​และถ้าหากเจ้าของธุรกิจหรือผู้ประกอบท่านใดที่กำลังกังวลว่า ระบบ ERP จะมีราคาในการพัฒนาที่สูงเกินไปจนธุรกิจของเราไม่สามารถเอื้อมถึงได้หรือเปล่า ก็ไม่ต้องกังวลใจไป เพราะเทคโนโลยีได้พัฒนามาจนถึงจุดที่ทำให้ธุรกิจ SMEs สามารถเข้าถึงเทคโนโลยีดิจิทัลได้เทียบเท่ากับองค์กรยักษ์ใหญ่

​หากสนใจนำระบบ ERP เข้ามาใช้ในองค์กร ติดต่อ BEECY ได้เลย