'ระบบ ERP' มีจุดเด่นอะไร? ที่ทำให้ธุรกิจชั้นนำทั่วโลกเลือกใช้งาน
เมื่อพูดถึง ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า ระบบบริหารจัดการธุรกิจ นับว่าเป็นซอฟต์แวร์ที่มีคาแรกเตอร์โดดเด่นเฉพาะตัว จนทำให้หลาย ๆ องค์กรเลือกที่จะนำมาเข้ามาใช้บริหารจัดการงาน แต่ถ้าพูดถึงคำว่า ‘บริหารจัดการงาน’ ก็อาจจะดูกว้างจนชวนให้สงสัยว่า แล้วงานส่วนไหนล่ะที่ระบบ ERP จะเข้ามาช่วยเรา
ในบทความนี้เราจะพามาเปิด 3 จุดเด่นของระบบ ERP ว่ามีอะไรที่โดดเด่นจากซอฟแวร์หรือโปรแกรมประเภทอื่น ERP จะเข้ามาช่วยจัดการงานในธุรกิจได้อย่างไร และทำไมจึงทำให้ธุรกิจชั้นนำทั่วโลกเลือกใช้ระบบ ERP เข้ามาจัดการงาน มาหาคำตอบได้ในบทความนี้เลย
3 จุดเด่นของ 'ระบบ ERP'
1. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ด้วยการเชื่อมโยงการทำงานของทุกแผนกไว้บนระบบเดียว
ถ้าถามว่า ERP สามารถเข้ามาช่วยจัดการงานส่วนไหนของธุรกิจได้บ้าง ก็เรียกได้ว่าครอบคลุมทุกส่วนงาน ตั้งแต่งานขาย งานจัดซื้อ การจัดการสินค้าคงคลัง รวมถึงการจัดการบัญชีและการเงิน โดยระบบ ERP มักจะมีการแบ่งการทำงานของแต่ละแผนกออกเป็นโมดูล (Module) ซึ่งแต่ละโมดูลก็จะถูกออกแบบฟีเจอร์การทำงานมาให้ตอบโจทย์กับการทำงานของแผนกนั้น ๆ โดยในแต่ละแผนกก็ไม่ได้แยกกันแบบเป็นเอกเทศเหมือนซอฟแวร์ตัวอื่น แต่ยังสามารถทำงานร่วมกันและเชื่อมโยงการทำงานของแต่ละแผนกได้ด้วย เช่น เมื่อฝ่ายขายอนุมัติใบสั่งขายเรียบร้อยแล้ว ระบบจะทำการสร้างใบส่งของต่อให้ทันที เพื่อส่งต่อให้ฝ่ายคลังช่วยดำเนินการต่อ จึงช่วยให้ตรวจสอบสถานะของทีมงานได้ผ่านระบบ ว่าทำการเตรียมสินค้าเรียบร้อยแล้วหรือยัง มีสต็อกเพียงพอหรือไม่ ฝ่ายบัญชีเปิดบิลให้หรือยัง จะเห็นได้ว่า การจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของระบบ ERP นั้น ถูกออกแบบมาให้มีความ Automate มากขึ้น ซึ่งจะช่วยลดความวุ่นวายในการตรวจเช็ก ทำการตรวจสอบระหว่างแผนกได้ง่ายขึ้น และยังช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน ไม่ต้องคีย์ข้อมูลเข้าไปในหลายระบบ ทำให้การค้นหาข้อมูลก็ทำได้ง่ายขึ้นด้วย
จากที่เล่ามาก็พอจะทำให้เห็นภาพกันแล้วใช่ไหมว่า ERP เป็นระบบที่เข้ามาเชื่อมโยงการทำงานของทุกแผนกเอาไว้ด้วยกัน พอแต่ละฝ่ายแต่ละแผนกสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นและเป็นระบบมากขึ้น ก็ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น ได้ข้อมูลถูกต้องและแม่นยำมากขึ้น จึงทำให้ระบบ ERP เป็นระบบที่ทำให้ธุรกิจชั้นนำทั่วโลกเลือกใช้งานในการนำเข้ามาเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจและยังนำมาวางแผนเชิงกลยุทธ์อีกด้วย
2. พัฒนาการทำงานร่วมกันของทีม ด้วยการเป็นศูนย์กลางการทำงานและจัดเก็บข้อมูล
ปัญหาการทำงานของหลาย ๆ องค์กรก็คือ การที่ทีมงานไม่สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งบางครั้งต้นเหตุของปัญหาอาจเกิดจากโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการทำงาน เช่น การใช้งานหลากหลายโปรแกรมมากจนเกินไป ต้อง Export ข้อมูลจากโปรแกรมนั้นเข้าโปรแกรมนี้ ส่งผลให้เกิดความซ้ำซ้อนในการทำงานและเสียเวลาไปโดยเปล่าประโยชน์ ทีมไม่เห็นภาพการทำงานร่วมกัน การสื่อสารระหว่างทีมก็มีประสิทธิภาพลดลง ถ้าแผนกไหนต้องการข้อมูลก็ต้องรออีกแผนกดึงข้อมูลให้ เพราะโปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ในการทำงานไม่เชื่อมโยงกัน
ซึ่งระบบ ERP สามารถเข้ามาแก้ปัญหาในจุดนี้ได้ ตามที่ได้กล่าวไว้ในข้อแรกว่า ERP สามารถเชื่อมโยงการทำงานของทุกฝ่ายทุกแผนกในองค์กรเอาไว้บนระบบเดียว ทำให้สิ่งที่ตามมาก็คือ การจัดเก็บข้อมูลถูกรวบรวมไว้ที่เดียวด้วยเช่นกัน เพราะทุกฝ่ายต่างใช้ระบบเดียวกันในการทำงาน ทำให้ช่วยรวบรวมข้อมูลจากทุกที่ในองค์กรและเป็นระบบมากขึ้น ซึ่งจุดนี้ก็จะเข้ามาช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน ไม่ต้องทำงานซ้ำเข้าไปในโปรแกรมอื่นหลาย ๆ โปรแกรม และยังช่วยให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและเรียลไทม์ สามารถแชร์และส่งต่อข้อมูลให้กับทีมที่เกี่ยวข้องได้ผ่านระบบทันที
แน่นอนว่าในการจัดการธุรกิจ การทำงานร่วมกันของทีมเป็นสิ่งที่สำคัญ เพราะทีมงานคือส่วนสำคัญที่จะช่วยผลักดันองค์กรให้เติบโต เมื่อมีระบบที่เข้ามาทำให้การทำงานของทีมเป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดช่องว่างในการสื่อสารลง ทีมเห็นภาพรวมและเป้าหมายของธุรกิจไปด้วยกัน ภาพรวมการทำงานก็จะมีประสิทธิภาพขึ้นตามไปด้วย
3. วิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกของธุรกิจได้อย่างแม่นยำ ด้วยข้อมูลที่ถูกอัปเดตแบบถูกต้องและเรียลไทม์
จุดเด่นที่สำคัญอีกข้อของระบบ ERP ก็คือ ข้อมูลถูกอัปเดตแบบเรียลไทม์ ทำให้ธุรกิจได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ส่งต่อข้อมูลให้หัวหน้าแผนก หรือผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบสต็อก การจัดการลูกค้า หรือการวางแผนการสั่งซื้อสินค้า และยังสามารถนำข้อมูลของแผนกต่าง ๆ มาวิเคราะห์เชิงลึกเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินธุรกิจ การทำงานของทีม ความพึงพอใจของลูกค้า รวมถึงการบริหารความเสี่ยงในด้านต่าง ๆ เช่น การจัดการสต็อก และการจัดการข้อมูลทางบัญชีและการเงินของธุรกิจ ข้อมูลที่เป็นระบบนี้จะเป็นส่วนสำคัญที่ทำธุรกิจเติบโตได้ตามเป้าหมายที่วางเอาไว้
และนี่ก็คือจุดเด่นทั้ง 3 ข้อของระบบ ERP ที่ทำให้หลายธุรกิจชั้นนำทั่วโลกเลือกใช้งาน ซึ่งจะเห็นว่าทั้ง 3 ข้อนี้เอง ก็ล้วนเกี่ยวข้องและเชื่อมโยงกัน เมื่อมีระบบที่รวมขั้นตอนการทำงานของทุกแผนกไว้ด้วยกัน ก็ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของทีมดีขึ้น ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและแม่นยำมากขึ้น ทำให้สามารถนำข้อมูลไปใช้วิเคราะห์และตัดสินใจในธุรกิจได้ตอบโจทย์กับธุรกิจมากขึ้นกว่าเดิม
นอกจากนี้ ระบบ ERP ยังมีจุดเด่นอีกหลายประการ ทั้งความสามารถในการทำงานที่ยืดหยุ่น สามารถพัฒนาต่อไปได้ และรองรับการเติบโตของธุรกิจ ซึ่งเหตุผลเหล่านี้มีส่วนช่วยให้ธุรกิจชั้นนำประสบความสำเร็จ ด้วยการสร้างรากฐานที่มั่งคงโดยการใช้ระบบที่มีประสิทธิภาพในการทำงาน เพื่อความพร้อมในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ และสามารถจะปรับตัวในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
ทดลองใช้ BEECY ERP ฟรี! คลิกเลย
