การจัดการโอกาสการขาย (Opportunity) (Part 1)
ในระบบบริหารจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (Customer Relationship Management) หรือ CRM เมื่อคุณสามารถการจัดการ Pipeline เพื่อติดตามสถานะของ Leads ที่สนใจในสินค้าและบริการของคุณได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปที่ต้องเรียนรู้คือ การจัดการโอกาสการขาย (Opportunity)
การจัดการโอกาสการขาย (Opportunity) จะช่วยให้ผู้ใช้งานฝ่ายขายสามารถเก็บข้อมูลความต้องการลูกค้า ติดตามสถานะการขาย รวมถึงการบันทึกการสนทนาของพนักงานขายคนนั้น ๆ กับลูกค้า เพื่อให้ข้อมูลถูกบริหารจัดการได้ภายในที่เดียวกัน หากมีการเปลี่ยนหรือโยกย้ายพนักงานในอนาคต ก็สามารถเปลี่ยนความรับผิดชอบต่อลูกค้ารายนั้น ๆ ไปให้พนักงานขายคนอื่นได้ โดยข้อมูลการสนทนาและกิจกรรมการขายยังคงถูกเก็บไว้ในระบบ ทำให้ลดปัญหาในการส่งต่องานระหว่างกันได้อีกด้วย
การจัดการข้อมูลโอกาสการขาย (Opportunity)
การจัดการข้อมูลโอกาสการขาย (Opportunity) ผู้ใช้งานสามารถไปที่ Menu CRM → My Pipeline (โดยปกติระบบจะ Default Menu นี้ หลังจากเข้าใช้งานระบบ CRM) เมื่อเข้ามาที่เมนูดังกล่าวแล้ว ระบบจะแสดงหน้า Pipeline โดยค่า Default ระบบจะทำการกรอง (Filter) ข้อมูลโอกาสการขาย (Opportunity) ของผู้ใช้งานนั้น ๆ ไว้ โดยหากผู้ใช้งานต้องการดูข้อมูลทั้งหมด สามารถนำเอา การกรองข้อมูล ออกได้ ดังภาพ
โดยเมื่อนำข้อมูลการกรองออกแล้ว ระบบจะแสดงผลในเมนู Pipeline ดังภาพ
การจัดการข้อมูลโอกาสการขาย (Opportunity) ผู้ใช้งานสามารถสร้างข้อมูลใหม่ได้ โดยกดปุ่ม ใหม่ เพื่อสร้างรายการใหม่ หรือผู้ใช้งานสามารถสร้างโดยการ Convert รายการมาจาก เมนู Leads ได้ และสามารถเลือกรายการที่ต้องการแก้ไขได้
โดยเมื่อเข้ามาที่ข้อมูลของโอกาสการขายแล้ว ระบบจะแสดงข้อมูล ดังภาพ
โดยข้อมูลจำเป็นมีดังนี้
- ชื่อรายการของโอกาสการขายนั้น ๆ
- Expected Revenue → ยอดที่คาดว่าจะปิดการขายได้
- Probability → เปอร์เซ็นต์ (%) ของโอกาสในการปิดการขายได้
- Customer → ชื่อลูกค้า สามารถเลือกจากฐานข้อมูลลูกค้าได้ หรือใส่ข้อมูลภายหลังได้
- Salesperson → ข้อมูลพนักงานขาย (ระบบจะ Default ตามชื่อผู้ใช้งานนั้น ๆ แต่สามารถ เปลี่ยนแปลงภายหลังได้)
- Expected Closing → วันที่ขาดว่าจะสามารถปิดการขายได้
- 
→ การให้ความสำคัญ
- Tags → การแบ่งกลุ่มเพื่อออกรายงานในอนาคต
การเปลี่ยนสถานะของโอกาสการขาย (Opportunity Status)
ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนสถานะรายการของข้อมูลโอกาสการขายนั้น ๆ ได้ด้วยกัน 2 วิธี ดังนี้
1. สามารถเปลี่ยนสถานะรายการในหน้าข้อมูลของโอกาสการขายนั้น ๆ ดังภาพ
2. ผู้ใช้งานสามารถเปลี่ยนสถานะรายการจากหน้า Kanban View ได้ โดยเลือกรายการที่ต้องการจะเปลี่ยนสถานะกดคลิกค้างไว้ แล้วเลื่อนรายการนั้น ๆ ไปยังสถานะที่ต้องการได้ ดังภาพ
การรวมข้อมูลโอกาสการขาย (Merge opportunities)
ในกรณีที่มีการซ้ำกันของข้อมูล ผู้ใช้งานสามารถควบรวมรายการเข้าด้วยกันได้ โดยเบื้องต้น ผู้ใช้งานสามารถสังเกตได้ว่า มีข้อมูลใดบ้างที่ซ้ำกัน โดยระบบจะมีการแนะนำให้เบื้องต้นว่ามีรายการที่มีโอกาสซ้ำกันได้ ดังภาพ
เมื่อกดปุ่มดังกล่าวแล้ว ระบบจะแสดงผลดังภาพ
ผู้ใช้งานสามารถควบรวมทั้งรายการดังกล่าวได้ โดยการเปลี่ยนการแสดงผลข้อมูลเป็นลักษณะ List View หลังจากนั้นเลือกรายการทั้งหมดที่ต้องการรวม หลังจากนั้นกดปุ่ม การดำเนินการ → เลือก Merge ดังภาพ
หลังจากกด Merge เรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงหน้าต่างเพื่อให้มีการมอบหมายงานดังกล่าวให้กับพนักงานขายคนอื่น ๆ ได้ และผู้ใช้งานสามารถเลือกรายการโอกาสการขายที่ต้องการรวมกันอื่น ๆ นอกจากรายการที่ทำการเลือกก่อนหน้าได้ โดยกดปุ่ม เพิ่มไลน์ หลังจากใส่ข้อมูลดังกล่าวครบถ้วนแล้ว กดปุ่ม Merge เพื่อทำการรวมรายการเข้าด้วยกันก็เป็นอันเสร็จสิ้นการรวมรายการ ดังภาพ
คุณสามารถศึกษาขั้นตอนการจัดการโอกาสการขาย (Opportunity) เพิ่มเติมได้ที่ การจัดการโอกาสการขาย (Opportunity) (Part 2)
