การสร้างใบเสนอราคา (Quotation)
ในระบบ BEECY เจ้าของกิจการหรือหัวหน้าทีม สามารถสร้างใบเสนอราคา (Quotation) ได้ด้วยตนเองจากในระบบ
ใบเสนอราคา หรือ Quotation คือ ข้อมูลเอกสารที่มีไว้ให้ทีมขาย สามารถนำข้อมูลสินค้าหรือบริการของบริษัทฯ นำเสนอไปยังลูกค้าที่สนใจสินค้าหรือบริการ โดยข้อมูลดังกล่าว ยังไม่ถือเป็นข้อมูลที่มีการจองสินค้ากับคลังสินค้า หรือเป็นข้อมูลที่มีการยืนยันจากลูกค้าใด
ผู้ใช้งานสามารถสร้างใบเสนอราคา โดยเข้าไปที่เมนู การขาย > คำสั่ง > ใบเสนอราคา
หลังจากเข้ามาที่รายการใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้งาน สามารถกด “ใหม่” เพื่อเป็นการสร้างใบเสนอราคารายการใหม่ขึ้นมา โดยระบบจะให้ระบุข้อมูล ดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลส่วนรายละเอียดหลักของรายการ (Quotation Header)
ข้อมูลรายละเอียดหลักของรายการ Header เป็นข้อมูลที่เกี่ยวกับลูกค้าและเงื่อนไขหลักของใบเสนอราคา โดยสามารถกรอกข้อมูลได้ดังนี้
1. ชื่อลูกค้า ผู้ใช้งานสามารถเลือกลูกค้าที่อยู่ในรายชื่อผู้ติดต่อ หรือสามารถสร้างข้อมูลลูกค้ารายใหม่ได้
a. คู่ค้า คือ กรณีที่มีการลงข้อมูลของผู้ติดต่อของบริษัทนั้น สามารถใส่เป็นข้อมูลอ้างอิงได้ ทั้งนี้ ระบบไม่ได้มีการบังคับให้ใส่ (Optional)
b. ที่อยู่ในการออกใบกำกับภาษี กรณีที่ที่อยู่ในการออกใบกำกับภาษีของลูกค้าแตกต่างจากชื่อลูกค้า ผู้ใช้งานสามารถปรับเปลี่ยนได้
c. ที่อยู่จัดส่ง กรณีที่สถานที่ส่งสินค้าของลูกค้าแตกต่างจากที่อยู่จากข้อมูลชื่อลูกค้า ผู้ใช้งานสามารถปรับเปลี่ยนได้
2. วันที่หมดอายุ คือ วันที่ที่ใบเสนอราคานี้ จะหมดอายุและไม่สามารถยืนยันได้
3. ประเภทราคาขาย คือ กรณีที่มีบริษัทฯ มี าคาขายหลายรูปแบบ (Price-List) ข้อมูลนี้เป็นตัวที่บอกว่าจะใช้ราคาในการขายรูปแบบใด โดยข้อมูลหลักจะถูกสร้างมาพร้อมกับข้อมูลลูกค้า
4. ประเภท คือ กรณีที่รูปแบบการขายมีหลายรูปแบบ เช่น การขายสินค้าปกติ การขายสินค้า Dropship เป็นต้น โดยข้อมูลหลักจะถูกสร้างมาพร้อมกับข้อมูลลูกค้า
5. เงื่อนไขการชำระเงิน คือ เงื่อนไขเมื่อมีการยืนยันการสั่งซื้อจากทางลูกค้าแล้ว เงื่อนไขการชำระเงินในใบกำกับภาษีจะเป็นลักษณะใด โดยข้อมูลหลักจะถูกสร้างมาพร้อมกับข้อมูลลูกค้า
2. ข้อมูล Tab รายการสั่งสินค้า
Tab รายการสั่งสินค้า คือ รายละเอียดของสินค้าหรือบริการ ที่ผู้ใช้งานต้องการที่จะนำเสนอไปยังลูกค้าในเอกสารใบเสนอราคา (Quotation) โดยรายการสินค้านั้น สามารถระบุสินค้าหรือบริการได้ หลายรายการต่อ 1 ใบเสนอราคา โดยข้อมูลมีดังนี้
1. ข้อมูลสินค้า
a. สินค้า > ระบุชื่อสินค้าที่ต้องการ
b. รายละเอียด > รายละเอียดและคำอธิบายสินค้าหรือบริการนั้น ๆ โดยผู้ใช้งานสามารถกรอกรายละเอียดสินค้าหรือบริการนั้น ๆ เพิ่มเติมได้ สำหรับข้อมูลใบเสนอราคารายการนี้ โดยไม่ส่งผลกระทบไปยังข้อมูลสินค้าหลัก (Product Master)
c. จำนวน > ระบุจำนวนสินค้าที่ต้องการ
d. หน่วย > ระบุหน่วยนับจำนวนของสินค้าที่ต้องการ
e. ราคาต่อหน่วย > ระบุราคาต่อหน่วยของสินค้าหรือบริการ
f. ส่วนลด (%) > ระบุส่วนลดเป็นแบบเปอร์เซ็นต์
g. ส่วนลด (มูลค่า) > ระบุส่วนลดเป็นแบบราคา
h. ภาษี > ระบุภาษีสำหรับสินค้าตัวนั้นๆ
i. มูลค่า > ราคารวมของรายการนั้น ๆ
2. การเพิ่มรายการ
a. เพิ่มรายการสินค้า คือ การเพิ่มสินค้าในใบเสนอราคานั้น ๆ
b. เพิ่มรายการบันทึก คือ การเพิ่ม Section รายละเอียดในรายการของใบเสนอราคา โดยไม่มีผลต่อการคำนวนราคาใด ๆ
c. เพิ่มโน้ต คือ การเพิ่มโน้ตในรายการของใบเสนอราคา โดยไม่มีผลต่อการคำนวนราคาใด ๆ
3. ข้อมูล Tab ข้อมูลอื่น ๆ
Tab ข้อมูลอื่น ๆ นั้น ผู้ใช้งานสามารถใส่ข้อมูลเพิ่มเติมอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับใบเสนอราคานี้ เพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการวิเคราะห์ หรือเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทีมงานอื่น ๆ ของบริษัท โดยข้อมูลอื่น ๆ สามารถแบ่งได้เป็น 4 หัวข้อหลัก ดังนี้
1. ขาย
a. พนักงานขาย คือ ข้อมูลของพนักงานขานที่ดูแลใบเสนอราคาและลูกค้ารายนั้น
b. ทีมขาย คือ ทีมขายที่พนักงานงานนั้น ๆ สังกัดอยู่
c. บริษัทฯ คือ ใบเสนอราคานี้เป็นของบริษัทฯ ในเครือของผู้ใช้งานบริษัท ใด กรณีใช้งานโครงสร้างหลายบริษัท (Multi-Company)
d. อ้างอิงเอกสารลูกค้า คือ เลขที่เอกสารที่เกี่ยวข้อง โดยอ้างอิงจากฝั่งลูกค้า
e. แท็ก คือ การจัดหมวดให้กับเอกสาร เพื่อการดูข้อมูลและวิเคราะห์ในอนาคต
2. Invoice and Payment
a. ประเภทการแปลงภาษี คือ มาตรฐานทางภาษี ในกรณีที่บริษัทในมาตรฐานภาษีแตกต่างกันของแต่งละประเทศ กรณีที่ใช้งานโครงสร้างหลายบริษัท (Multi-Company) ในหลายประเทศ
b. ศูนย์ต้นทุนและรายได้ คือ บัญชีวิเคราะห์ในการเก็บข้อมูล เพื่อวิเคราะห์ทางบัญชี
3. การจัดส่ง
a. คลังสินค้า คือ ระบุสินค้าในรายการใบเสนอราคานี้ จะถูกส่งออกจากคลังสินค้าที่ใด ทั้งนี้ จะควบคู่ไปกับการตรวจสอบจำนวนสินค้าในคลังสินค้าด้วย
b. นโยบายการจัดส่ง ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ 2 ลักษณะ คือ เร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ โดยไม่ต้องรอให้สินค้าครบจำนวนการ (Partial Delivery) หรือเมื่อสินค้าทุกรายการพร้อมส่ง (Full Delivery)
c. วันที่ต้องการสินค้า ระบุวันที่ที่ลูกค้าต้องการสินค้า ทั้งนี้ ระบบมีวันที่คาดการสินค้า โดยดูจาก Lead time ของสินค้า ที่ได้มีการตั้งค่าไว้เบื้องต้น
4. ประเภทการติดตามทางการตลาด
a. เอกสารที่เกี่ยวข้อง คือ เอกสารใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับรายการนี้
b. แคมเปญ คือ ใบเสนอราคานี้มาจากแคมเปญใดของบริษัท
c. สื่อกลาง คือ ช่องทางที่ลูกค้าติดต่อมา
d. แหล่งที่มา คือ แหล่งที่ลูกค้าเห็นข้อมูลนี้จากที่ใด
4. ข้อมูลส่วนท้ายรายการ (Footer)
ข้อมูลส่วนท้ายรายการของใบเสนอราคา ประกอบไปด้วย
1. ก่อนส่วนลด คือ ราคาสินค้าก่อนส่วนลดส่วนท้ายบิล
2. ส่วนลด (%) คือ ส่วนลดท้ายบิล รูปแบบเปอร์เซ็นต์
3. ส่วนลด (มูลค่า) คือ ส่วนลดท้ายบิล รูปแบบมูลค่าเงิน
4. มูลค่าก่อนภาษี คือ มูลค่าสินค้าในรายการทั้งหมดหลังคำนวนส่วนลดท้ายบิลเรียบร้อยแล้ว
5. ภาษีมูลค่าเพิ่ม คือ ภาษีที่คำนวนจากฐานราคามูลค่าก่อนภาษี
6. รวม คือ ราคารวมภาษีมูลค่าเพิ่มเรียบร้อยแล้ว
เพียงเท่านี้ คุณก็สามารถสร้างใบเสนอราคาจากระบบ BEECY ได้อย่างง่ายดาย
